O que é um escritório sem papel?

Um escritório sem papel é um ambiente de trabalho que opera com a maioria ou todos os seus documentos em formato digital, armazenado eletronicamente e facilmente acessado. É baseado na idéia de que muitas das funções anteriormente baseadas em papel dos escritórios tradicionais se tornaram digitalizadas. À medida que os computadores se tornaram onipresentes no ambiente de trabalho ocidental, os líderes de opinião começaram a visualizar um local de trabalho em que a realização de negócios digitalmente não apenas simplificaria o processo de negócios, mas também eliminaria amplamente a necessidade de papel. Os contratos, por exemplo, podem ser criados em um escritório, enviados por e -mail para as partes e assinados eletronicamente, com cada parte forneceu uma cópia autenticada do documento assinado. As plantas podem ser armazenadas e acessadas on -line, com o progresso da construção rastreado digitalmente. Os restaurantes podem otimizar suas operações e minimizar erros digitalizando sua comidaSistemas de pedidos. A maioria das empresas conduz pelo menos algumas de suas transações financeiras eletronicamente.

Além de simplesmente reduzir o volume de papel no local de trabalho, uma vantagem significativa de digitalizar documentos é que a versão mais recente está instantaneamente disponível para todos. O acesso a informações precisas e atualizadas é especialmente crucial na área da saúde, onde os registros dos pacientes são tradicionalmente mantidos em arquivos de papel em vários locais. O potencial de erro é substancial quando dependendo desses arquivos. Alguns pacientes, no entanto, carregam seus dados médicos pertinentes em um dispositivo de armazenamento digital que é atualizado sempre que visitam um profissional de saúde. Esses dispositivos, refletidos pelos registros mantidos em um banco de dados central, são uma grande contribuição para reduzir a confiança dos profissionais de saúde no papel e a vulnerabilidade aos problemas associados a ele.

CompareD Para registros digitalizados, o papel tem muitas desvantagens. Os documentos em papel exigem uma quantidade significativa de tempo para o manuseio - criando documentos e depois armazená -los e recuperá -los. A correspondência adiciona outra camada de tempo e dinheiro ao manuseio de papel. Os documentos em papel também devem ser armazenados, seja em ordem alfabética ou por data da criação, e a única maneira de recuperar um documento em papel é saber como ele foi armazenado. Além disso, os gerentes estão cientes de que um documento falhado é frequentemente um documento perdido.

Um dos obstáculos mais significativos ao escritório sem papel é o fator humano-ou seja, a maioria das empresas é tradicionalmente orientada a papel e é difícil mudar de hábitos antigos. Por exemplo, muitos documentos eletrônicos são frequentemente impressos e arquivados simplesmente como uma questão de rotina. Além disso, a crescente sofisticação e capacidade de impressoras e máquinas de cópia possibilitam a impressão de documentos de uma qualidade que estava disponível anteriormente apenas na CommerciaL impressoras, mas por uma fração de seu custo. Isso levou a um frenesi de impressão mundial; Desde o momento em que o escritório sem papel foi articulado até 2000, estima -se que a produção global de documentos em papel de todos os tipos dobrou. Desde então, no entanto, a saída nivelou e subsequentemente começou a declinar.

A implementação de escritórios sem papel pode produzir benefícios ambientais desejáveis. A produção de papel contribui para o desmatamento e a poluição, além da produção de gases de efeito estufa que exacerba o aquecimento global. Além disso, as tintas usadas na produção de documentos podem conter componentes nocivos que, em volume, também têm um impacto adverso no meio ambiente.

Muitos arquivos podem ser digitalizados e as empresas que implementam programas sem papel incluem a digitalização dos registros de papel existentes como parte desses programas. Muitas empresas descobriram que estão armazenando muitos registros em papel de que não precisam, como cópias Of declarações mensais enviadas aos clientes. Além de reduzir o volume de documentos de papel armazenados, as organizações que foram submetidas a programas de digitalização conseguiram rededicar espaço para outros propósitos além do armazenamento de documentos.