O que é uma auditoria de impressão?
Uma auditoria de impressão geralmente é realizada por grandes organizações, antecipando uma solicitação de serviços de impressão para renovação de proposta ou contrato. O objetivo principal de uma auditoria de impressão é coletar métricas sobre o uso atual da impressora, diferentes métodos de acesso aos recursos de impressão e determinar os custos operacionais totais associados às atividades de impressão. O termo auditoria geralmente está associado a uma revisão financeira detalhada. No entanto, o principal objetivo de qualquer auditoria é que profissionais imparciais coligam informações e forneçam um relatório formal para auxiliar na tomada de decisões no nível executivo.
O escopo de uma auditoria de impressão deve ser claramente definido no início do processo para garantir uma resposta viável. A definição de uma função de impressão ou trabalho relacionado é crítica, pois as suposições podem resultar em conclusões incorretas. Por exemplo, uma auditoria de impressão pode incluir fotocópias, digitalização eletrônica de documentos e trabalhos de impressão ou uma mistura dessas opções. Em outras empresas ou setores, a impressão pode incluir todos os fornecedores externos de impressão ou contratos de itens como folhetos, panfletos e itens relacionados.
A primeira etapa de qualquer auditoria de impressão é coletar métricas de uso. Todas as impressoras possuem um contador de cópias e as unidades digitais armazenam essas informações eletronicamente. Algumas impressoras são conhecidas como unidades multifuncionais e têm a capacidade de imprimir, digitalizar e fotocopiar. As métricas para cada uma dessas tarefas são armazenadas separadamente. As unidades com opções de cores e preto e branco também separam essas duas tarefas para maior precisão.
Uma auditoria de impressão abrangente deve incluir informações sobre como os recursos de impressão são acessados. Geralmente, existem vários processos na mesma organização e isso pode ser baseado nos tipos de serviços acessados. Por exemplo, um escritório moderno possui uma impressora totalmente em rede que geralmente é compartilhada por um grupo de pessoas. Outras instalações podem ter impressoras individuais localizadas em cada estação de trabalho. Trabalhos de impressão grandes ou solicitações especiais podem ser enviados para uma lista selecionada de fornecedores ou uma selecionada aleatoriamente na lista telefônica.
O custo operacional total de todas as atividades relacionadas à impressão é uma parte essencial de qualquer auditoria de impressão. Essas informações devem incluir os custos fixos do equipamento, consumíveis, serviços de reparo, custos externos de impressão, eletricidade e espaço. Para a maioria das empresas, o custo total da atividade de impressão é bastante alto e é um ótimo local para introduzir medidas de economia de custos. Ao medir os custos operacionais totais, o tempo da equipe dedicado à manutenção e suporte dessas unidades também deve ser incluído.