O que é uma auditoria impressa?
Uma auditoria de impressão é normalmente conduzida por grandes organizações, antecipando uma solicitação de serviço de impressão de proposta ou renovação do contrato. O objetivo principal de uma auditoria de impressão é coletar métricas sobre o uso atual da impressora, diferentes métodos de acesso aos recursos de impressão e determinar os custos operacionais totais associados às atividades de impressão. O termo auditoria é normalmente associado a uma revisão financeira detalhada. No entanto, o principal objetivo de qualquer auditoria é que os profissionais imparciais coletem informações e forneçam um relatório formal para ajudar na tomada de decisão no nível executivo.
O escopo de uma auditoria de impressão deve ser claramente definido no início do processo para garantir uma resposta viável. A definição de uma função de impressão ou trabalho relacionado é fundamental, pois as suposições podem resultar em conclusões defeituosas. Por exemplo, uma auditoria de impressão pode incluir fotocópias, digitalização eletrônica de documentos e trabalhos de impressão ou uma mistura dessas opções. Em outras empresas ou indústrias, a impressão pode emCrudem todos os fornecedores de impressão externos ou contratos de itens, como folhetos, panfletos e itens relacionados.
O primeiro passo em qualquer auditoria de impressão é coletar métricas de uso. Todas as impressoras têm um contador de cópias e as unidades digitais armazenam essas informações eletronicamente. Algumas impressoras são conhecidas como unidades multifuncionais e têm a capacidade de imprimir, digitalizar e fotocópia. As métricas para cada uma dessas tarefas são armazenadas separadamente. As unidades que têm opções de cor e preto e branco também separam essas duas tarefas para maior precisão.
Uma auditoria de impressão abrangente deve incluir informações sobre como os recursos de impressão são acessados. Muitas vezes, existem vários processos na mesma organização, e isso pode ser baseado nos tipos de serviços que estão sendo acessados. Por exemplo, um escritório moderno possui uma impressora totalmente em rede que geralmente é compartilhada por um grupo de pessoas. Outras instalações podem ter impressoras individuais locorrido em cada estação de trabalho. Trabalhos de impressão grandes ou solicitações especiais podem ser enviadas para uma lista selecionada de fornecedores ou um selecionado aleatoriamente na lista telefônica.
O custo operacional total para todas as atividades relacionadas a impressão é uma parte essencial de qualquer auditoria impressa. Essas informações devem incluir os custos fixos do equipamento, consumíveis, serviços de reparo, custos de impressão externos, eletricidade e requisitos de espaço. Para a maioria das empresas, o custo total da atividade de impressão é bastante alto e é um ótimo lugar para introduzir medidas de economia de custos. Ao medir os custos operacionais totais, o tempo da equipe dedicado à manutenção e suporte dessas unidades também deve ser incluído.