O que é um ciclo de compras?
O ciclo de compras é uma série de etapas envolvidas no processo de aquisição de mercadorias para venda ou uso por uma empresa ou agência. Começa com a identificação da necessidade de um determinado produto, passa pelo processo de compra e entrega e termina na renovação, onde as pessoas decidem se precisam de mais do produto. Muitas vezes, um departamento inteiro supervisiona esse processo. Esse departamento deve encontrar os melhores produtos pelos melhores preços, considerando limitações como se recusar a fazer negócios com determinadas empresas ou países no processo de decidir o que comprar e de onde.
Quando uma empresa identifica a necessidade de um produto, o ciclo de compras começa, com a coleta de informações. As pessoas pesquisam opções disponíveis para atender à necessidade e coletam dados sobre preços, descontos, prazos de entrega e outros assuntos. Depois de identificarem a melhor fonte possível, abordam o fornecedor para iniciar negociações de contrato. Isso pode ser tão simples quanto encomendar alguns casos de papel de uma fábrica de papel ou tão complexo quanto negociar um sistema de computador completamente novo para uma agência governamental.
Durante essa parte do ciclo de compras, as pessoas de ambos os lados trabalham para obter o melhor negócio. O fornecedor considerará fatores como o tamanho do pedido e a probabilidade de pedidos repetidos, enquanto a empresa pensa em questões como a rapidez com que precisa do produto. Pode solicitar amostras para ter a chance de avaliar a qualidade e comparar ofertas de diferentes fornecedores. Eventualmente, finalizará um acordo com um contrato de venda e aguardará a entrega.
Após a entrega, as pessoas usam ou vendem o produto, encerrando o ciclo de compras, pois enfrentam uma nova necessidade do produto ou a conclusão de um projeto e não precisam mais de um determinado produto. Eles podem descartar produtos não utilizados, devolver aluguéis, livrar-se de produtos danificados e usados e decidir se precisam pedir mais. Nesse ponto do ciclo de compras, as pessoas podem solicitar feedback dos funcionários e de outras pessoas sobre o quão bem o produto atendeu às suas necessidades, para decidir se desejam usar o mesmo fornecedor ou procurar alguém novo.
Geralmente, existem procedimentos de compras específicos em vigor em uma empresa. As pessoas devem segui-las caso desejem solicitar novos produtos, desde o preenchimento do formulário de requisição correto até a garantia de que alguém esteja disponível para assinar o produto no momento da entrega. Isso pode ser complicado em locais de trabalho com problemas como preocupações de segurança, onde a proteção da segurança do local de trabalho pode exigir algumas etapas adicionais, como a verificação de antecedentes de fornecedores, durante o ciclo de compras.