O que é um sistema de compras?
Um sistema de compras é normalmente um sistema computadorizado projetado para gerenciar o processo de compras. Aquisição é um termo usado para descrever a atividade de compra de uma empresa ou organização. Existem dois tipos principais de sistemas de compras: compras eletrônicas e compras padrão. Ambos os tipos de sistemas estão amplamente disponíveis e geralmente são incluídos em um ERP (Enterprise Resource Planning) ou produto de software de contabilidade.
Embora a funcionalidade fornecida varie por software, uma ferramenta típica de compras inclui requisições de compra, pedidos, entradas de mercadorias e processamento de faturas. Além desses requisitos básicos, a maioria dos sistemas inclui uma variedade de ferramentas de relatório. Processos de aprovação, controles e ferramentas de gerenciamento de fundos embutidos geralmente são padrão nos produtos maiores.
O conceito principal de compras é que o planejamento, programação e compras em grupo avançados resultem em economia de custos, operação comercial mais eficiente e, portanto, aumento da lucratividade. Um sistema de compras é usado para gerenciar esse processo, fornecendo tempo de resposta para as faturas, rastreamento do gasto total por tipo de mercadoria, bem como compromissos financeiros e gerenciamento de fluxo de caixa. A implementação completa de um sistema de compras geralmente resulta em mudanças significativas no processo de negócios existente, pois o sistema exigirá que certos controles e procedimentos internos estejam em vigor.
Um sistema de compras eletrônicas também é conhecido como compras eletrônicas. Este termo é usado para descrever software que permite aos compradores acessar catálogos de fornecedores via Internet, além de aceitar faturas eletrônicas. Os compradores selecionam seus materiais, indicam as contas a serem cobradas pela compra e criam um pedido no sistema contábil. Todas as atividades relacionadas a compras são concluídas no sistema eletrônico, reduzindo a papelada e aumentando a eficiência.
O processamento eletrônico de faturas permite que empresas selecionadas otimizem ainda mais a revisão e a aprovação de faturas. Os dados são roteados por uma série de aprovações online antes de serem processados para pagamento no sistema contábil. Esse tipo de sistema de compras é muito popular em grandes empresas, onde existem contratos de compras para gerenciar as atividades de gastos. Para essas empresas, a redução no tempo da equipe para o processamento de faturas fornece um excelente retorno do investimento.
Um sistema de compras padrão é totalmente integrado ao pacote de software de contabilidade usado pela organização. Toda atividade de compras é rastreada e gerenciada através deste módulo, permitindo que a empresa controle os gastos e acompanhe as oportunidades para obter maiores economias. Relatórios, análises e controles internos são incorporados a esse tipo de software e são projetados com base nas melhores práticas. A implementação de um sistema de compras é uma das maneiras mais fáceis de melhorar a eficiência operacional.