O que é um sistema de compras?
Um sistema de compras é tipicamente um sistema computadorizado projetado para gerenciar o processo de compras. As compras são um termo usado para descrever a atividade de compra para uma empresa ou organização. Existem dois tipos principais de sistemas de compras: compras eletrônicas e compras padrão. Ambos os tipos de sistemas estão amplamente disponíveis e geralmente são incluídos em um planejamento de recursos corporativos (ERP) ou produto de software de contabilidade. Além desses requisitos principais, a maioria dos sistemas inclui uma variedade de ferramentas de relatório. Os processos de aprovação internos, controles e ferramentas de gerenciamento de fundos geralmente são padrão nos produtos maiores.
O conceito principal de compras é que planejamento, programação e compra em grupo avançados resultarão em economia de custos, operação comercial mais eficiente e, portanto, aumentourentabilidade. Um sistema de compras é usado para gerenciar esse processo, fornecendo tempo de resposta para faturas, rastreamento dos gastos totais por tipo de commodities, bem como compromissos financeiros e gerenciamento de fluxo de caixa. A implementação completa de um sistema de compras geralmente resulta em alterações significativas no processo de negócios existente, pois o sistema exigirá que certos controles e procedimentos internos estejam em vigor.
Um sistema de compras eletrônicas também é conhecido como Procuramento E. Este termo é usado para descrever software que permite que os compradores acessem os catálogos do fornecedor via Internet, além de aceitar faturas eletrônicas. Os compradores selecionam seus materiais, indicam que as contas são cobradas pela compra e criam um pedido de compra no sistema contábil. Toda a atividade relacionada a compras é concluída no sistema eletrônico, reduzindo a papelada e aumentando a eficiência.
O processamento eletrônico de fatura permite que as empresas selecionadas otimizem ainda mais a revisão e aprovação da fatura. Os dados são então roteados por meio de uma série de aprovações on -line antes de serem processadas para pagamento no sistema contábil. Esse tipo de sistema de compras é muito popular em grandes empresas, onde existem contratos de compras para gerenciar a atividade de gastos. Para essas empresas, a redução no tempo do pessoal para processamento de fatura fornece um excelente retorno do investimento.
Um sistema de compras padrão é totalmente integrado ao pacote de software de contabilidade usado pela organização. Toda a atividade de compra é rastreada e gerenciada através deste módulo, permitindo que a empresa controlasse os gastos e rastreia oportunidades para uma economia maior. Relatórios, análises e controles internos são todos embutidos nesse tipo de software e são projetados em torno das melhores práticas. A implementação de um sistema de compras é uma das maneiras mais fáceis de melhorar a eficiência operacional.