O que é uma fatura de pedido de compra?

Uma fatura do pedido de compra é um documento usado em transações comerciais. O nome deste documento decorre do fato de que um número de pedido de compra está incluído. Esse número será usado durante toda a duração da transação. É possível ter inúmeras faturas de pedidos de compra entre um comprador e vendedor a qualquer momento. Esse documento pode ser usado para mercadorias ou serviços.

Para que um contrato seja legal, deve haver uma oferta e uma aceitação. A troca de dinheiro e mercadorias entre um comprador e fornecedor é um contrato. Em tal situação, a fatura do pedido de compra pode ser vista como uma oferta, porque o comprador expressa a disposição de comprar uma quantidade especificada de determinadas mercadorias a um determinado preço. O fornecedor aceita cumprindo o pedido, emitindo uma fatura e recebendo pagamento.

Uma fatura do pedido de compra geralmente contém inúmeras informações. O comprador deve ser claramente identificado, incluindo seus detalhes de contato. Além disso, há usuaum espaço previsto para o endereço de entrega, pois as empresas podem ter mais de um local de operação. O número do pedido de compra é uma informação muito importante normalmente encontrada no topo ou perto do documento.

A pessoa que faz o pedido deve ser listada na fatura. Termos especiais que se aplicam à transação são geralmente incluídos. O pedido deve ser completamente descrito, incluindo os nomes de itens ou serviços, a quantidade, os números de SKU e os preços. O comprador também pode calcular impostos, frete e manuseio e outros custos.

Uma fatura de pedido de compra pode proteger o comprador e o vendedor. Em nome do comprador, há evidências de que ele pediu um certo número de produtos específicos e esperava pagar um preço especificado. Se o vendedor fornecer outros produtos ou serviços ou tentar aumentar o preço, o comprador terá um documento que registra seu originaloferecer. O vendedor está protegido porque, sem esse documento, o comprador pode solicitar mercadorias e depois se recusar a aceitar ou pagar por eles.

Inúmeras faturas de pedidos de compra podem existir porque um comprador pode fazer novos pedidos antes que os pedidos anteriores sejam preenchidos. Por exemplo, diga que a manutenção de Charlie recebe um contrato para substituir um teto. Charlie pode usar uma fatura do pedido de compra para solicitar os suprimentos para o trabalho. Mais tarde naquele dia, a manutenção de Charlie pode conseguir outro contrato para reparar uma doca. Os suprimentos necessários para este trabalho provavelmente seriam colocados em uma fatura diferente do pedido de compra.

Isso destaca a importância do número do pedido de compra. Sempre que as duas partes se comunicam, esse número geralmente será usado para eliminar a confusão. Isso inclui quando as consultas são feitas em relação ao status do pedido, quando os avisos de retronomínio são enviados e quando as contas são emitidas.