O que é uma fatura de pedido de compra?
Uma fatura de pedido é um documento usado em transações comerciais. O nome deste documento decorre do fato de um número de pedido estar incluído. Esse número será usado durante toda a duração da transação. É possível ter várias faturas de pedidos entre um comprador e um vendedor a qualquer momento. Esse documento pode ser usado para mercadorias ou serviços.
Para que um contrato seja legal, deve haver uma oferta e uma aceitação. A troca de dinheiro e mercadorias entre um comprador e um fornecedor é um contrato. Em tal situação, a fatura do pedido de compra pode ser vista como uma oferta porque o comprador manifesta a vontade de comprar uma quantidade especificada de certas mercadorias a um determinado preço. O fornecedor aceita cumprindo o pedido, emitindo uma fatura e recebendo o pagamento.
Uma fatura de pedido de compra geralmente contém várias informações. O comprador deve ser claramente identificado, incluindo seus detalhes de contato. Além disso, geralmente há um espaço fornecido para o endereço de entrega, pois as empresas podem ter mais de um local de operação. O número do pedido de compra é uma informação muito importante normalmente encontrada na parte superior do documento ou perto dela.
A pessoa que faz o pedido deve estar listada na fatura. Termos especiais que se aplicam à transação são geralmente incluídos. O pedido deve ser bem detalhado, incluindo os nomes dos itens ou serviços, a quantidade, os números de sku e os preços. O comprador também pode calcular impostos, frete e manuseio e outros custos.
Uma fatura de pedido de compra pode proteger o comprador e o vendedor. Em nome do comprador, há evidências de que ele solicitou um determinado número de produtos específicos e esperava pagar um preço especificado. Se o vendedor fornecer outros produtos ou serviços ou tentar aumentar o preço, o comprador terá um documento que registra sua oferta original. O vendedor está protegido porque, sem esse documento, o comprador pode solicitar mercadorias e depois se recusar a aceitar ou pagar por elas.
Várias faturas de pedidos podem existir porque um comprador pode fazer novos pedidos antes que os pedidos anteriores sejam preenchidos. Por exemplo, digamos que a Charlie's Maintenance receba um contrato para substituir um telhado. Charlie pode usar uma fatura do pedido de compra para solicitar os suprimentos para o trabalho. Mais tarde naquele dia, a Manutenção de Charlie poderia obter outro contrato para reparar uma doca. Os suprimentos necessários para este trabalho provavelmente seriam colocados em uma fatura de pedido de compra diferente.
Isso destaca a importância do número do pedido. Sempre que as duas partes se comunicam, esse número geralmente é usado para eliminar confusões. Isso inclui quando são feitas consultas sobre o status do pedido, quando são enviados avisos de pedidos em atraso e quando as contas são emitidas.