O que é um pedido de informações?

A solicitação de informações, ou RFI, é uma estratégia comercial comum, projetada para permitir que clientes em potencial colhem dados sobre os serviços e suporte oferecidos por diferentes provedores em potencial. O formato exato do documento variará, com base no tipo e profundidade das informações que o cliente deseja obter. Freqüentemente, uma solicitação de informações é um documento simples de perguntas e respostas que requer respostas muito simples, permitindo que o cliente envie a solicitação a vários fornecedores e compare facilmente as respostas.

Embora a solicitação de informações compartilhe algumas características com a solicitação de proposta ou RFP, os clientes tendem a usar a RFI como um meio de coletar dados básicos para se preparar para decidir quais fornecedores serão selecionados para receber um convite para enviar uma proposta formal. O RFI típico não fornece muito conhecimento sobre o cliente e tende a se concentrar mais nas práticas comerciais gerais, na variedade de bens e serviços disponíveis no fornecedor e, às vezes, nos preços publicados padrão. Por outro lado, a RFP geralmente vai além dessas informações básicas, fornecendo dados adicionais sobre o cliente, solicitando preços com base no uso do volume e convidando os fornecedores a responder com soluções para necessidades específicas do cliente.

Nessa perspectiva, a solicitação de informações pode ser vista como um meio de coletar informações que são avaliadas e utilizadas para determinar a próxima etapa do processo. Se a idéia for, eventualmente, procurar fornecedores para o estabelecimento de um acordo contratual de longo prazo, o cliente poderá enviar a RFI para várias empresas que oferecem os produtos básicos desejados. Depois que todas as respostas são recebidas, o cliente compara os méritos de cada resposta, limitando a lista de candidatos a RFP para alguns selecionados. Nesse ponto, os fornecedores que passaram com êxito por esse estágio preliminar são convidados a enviar uma proposta, normalmente usando uma solicitação e um formato especificado fornecido pelo cliente em potencial.

Uma solicitação de informações também pode ser usada como um processo comercial básico para avaliar potenciais fornecedores onde não é prático um contrato contratual de longo prazo. Nesse cenário, a RFI serve ao objetivo de identificar fornecedores que oferecem os preços padrão mais competitivos para bens e serviços que o cliente possa precisar de tempos em tempos. Por exemplo, uma empresa local pode enviar uma RFI para todas as lojas de material de escritório local como um meio de descobrir qual tem o menor preço em material de escritório em geral, quais oferecem descontos por volume se um pedido exceder um determinado valor, e que entrega pedidos com ou sem taxa de entrega. Os dados são mantidos em arquivo, permitindo que as pequenas empresas tomem decisões sobre onde comprar material de escritório quando necessário.