O que é um pedido de informação?

A solicitação de informação, ou RFI, é uma estratégia de negócios comum projetada para permitir que clientes em potencial coletem dados sobre os serviços e suporte oferecidos por diferentes fornecedores em potencial. O formato exato do documento varia, com base no tipo e profundidade de informações que o cliente deseja obter. Freqüentemente, uma solicitação de informações é uma pergunta direta e um documento de resposta que requer respostas muito simples, permitindo que o cliente envie a solicitação a vários fornecedores e compare facilmente as respostas.

Embora a solicitação de informações compartilhe algumas características com a solicitação de proposta ou RFP, os clientes tendem a usar o RFI como um meio de coletar dados básicos na preparação para decidir quais fornecedores serão selecionados para receber um convite para enviar uma proposta formal. A RFI típica não fornece muito em termos de formação no cliente e tende a se concentrar mais nas práticas comerciais gerais, na gama de bens e serviços aDisponível do fornecedor e, às vezes, dos preços publicados padrão. Por outro lado, a RFP geralmente vai além dessas informações básicas, fornecendo dados adicionais sobre o cliente, solicitando preços com base no uso de volume e convidando os fornecedores a responder com soluções para necessidades específicas do cliente.

Nesta perspectiva, a solicitação de informações pode ser vista como um meio de coletar informações que são avaliadas e utilizadas para determinar a próxima etapa do processo. Se a idéia é eventualmente procurar fornecedores para o estabelecimento de um acordo contratual de longo prazo, o cliente poderá enviar a RFI para vários negócios que oferecem os produtos base desejados. Depois que todas as respostas forem recebidas, o cliente compara os méritos de cada resposta, eventualmente estreitando a lista de candidatos à RFP a alguns poucos. Nesse ponto, fornecedores que passaram com sucessoEsse estágio preliminar é convidado a enviar uma proposta, normalmente usando uma solicitação e um formato especificado fornecido pelo cliente em potencial.

Uma solicitação de informação também pode ser usada como um processo de negócios básico para avaliar possíveis fornecedores em que nenhum contrato contratual de longo prazo é prático. Nesse cenário, a RFI serve ao objetivo de identificar fornecedores que oferecem os preços padrão mais competitivos para bens e serviços que o cliente pode precisar de tempos em tempos. Por exemplo, uma empresa local pode enviar uma RFI a todas as lojas de fornecimento de escritório local como um meio de descobrir qual deles tem o preço mais baixo dos suprimentos gerais de escritório, quais oferecem descontos de volume se um pedido for acima de um determinado valor e que entrega ordens com ou sem uma taxa de entrega. Os dados são mantidos em arquivo, permitindo que a pequena empresa tome decisões sobre onde comprar suprimentos de escritório quando surgir a necessidade.