O que é uma solicitação de cotação?
Uma solicitação de cotação (RFQ) é um convite para enviar lances, geralmente enviados a vários fornecedores em potencial, solicitando preços firmes em produtos ou serviços relativamente padrão ou do tipo de mercadoria. Tais solicitações para lances competitivos geralmente exigem que os entrevistados forneçam mais do que apenas custos estimados. As organizações que iniciam uma solicitação de cotação geralmente fornecem especificações detalhadas para o item em questão e solicitam aos licitantes que confirmem que seu produto ou serviço atende ou excede tudo o que foi especificado. Normalmente, os solicitantes também exigem compromissos nas datas de entrega, condições de pagamento, garantia de qualidade e tempo em que o preço cotado entrará em vigor. Praticamente sempre há um prazo para o envio de um documento de RFQ.
O processo de solicitação de cotação beneficia as organizações solicitante e licitante. As empresas solicitantes aumentam seu poder de compra, dando a si mesmas a oportunidade de negociar com vários candidatos a fornecedores. Eles também aumentam a probabilidade de receber o melhor preço porque todos os vendedores sabem que estão em um jogo de lances e provavelmente oferecem preços altamente competitivos. Os possíveis fornecedores geralmente apreciam a oportunidade de competir pelos negócios em condições equitativas.
Geralmente, a Internet está repleta de modelos para o desenvolvimento de RFQs e respostas de RFQ eficazes. A inserção de termos como "solicitação de cotação" ou "RFQ" seguida de palavras adicionais como "exemplo", "amostra", "resposta" ou "exemplo de resposta" em um mecanismo de pesquisa na Internet deve exibir uma ampla variedade de exemplos para revisão. Modelos padronizados para desenvolver e responder a uma solicitação de cotação também estão disponíveis online, geralmente a um preço modesto. Os pesquisadores da Internet podem encontrá-los facilmente adicionando "modelo" ou "modelos" ao que quer que estejam pesquisando para ajudar a restringir a pesquisa.
A solicitação de cotação é um dos quatro documentos de "solicitação de" usados com frequência no processo de compra comercial. Outros dois também são usados para licitação competitiva - a solicitação de proposta (RFP) e a solicitação de proposta (RFT). As RFPs, os parentes mais próximos das RFQs, geralmente são emitidas para produtos ou serviços bastante complexos e exigem que uma cotação de preço seja complementada com uma proposta por escrito detalhando como o produto ou serviço atenderá às necessidades específicas da organização. A RFT é um anúncio de uma agência governamental de licitação aberta a todos os fornecedores para produtos ou serviços especificamente definidos. O quarto documento na categoria "solicitação de" é a solicitação de informações (RFI) - um documento que não solicita lances, mas busca apenas informações de fornecedores em potencial para qualificá-los para inclusão em listas de lances de RFQ ou RFP ou para alertar eles podem estar recebendo uma RFQ ou RFP.