O que é um Assistente de escritório virtual?
Um assistente de escritório virtual é alguém que fornece todos os serviços de um assistente de escritório, mas está fisicamente localizado em outro lugar. Com redes de computadores, câmeras da web e chamadas telefônicas em conferência, agora é possível que a equipe trabalhe em uma ampla variedade de outros locais, sem impacto nas relações com os clientes. A decisão de ter um assistente de escritório virtual é grande e há três itens que precisam ser considerados: conjuntos de habilidades necessárias, confiabilidade e monitoramento.
Faça uma lista das tarefas que serão concluídas pelo assistente do escritório. As tarefas típicas incluem gerenciar a correspondência do escritório, atender e direcionar chamadas telefônicas, responder e-mails, entrada básica de dados contábeis e correspondência da empresa. Explore os programas e ferramentas de software disponíveis para permitir que esse tipo de trabalho seja realizado em outro local.
Os assistentes de escritório geralmente são graduados em negócios ou administração. Procure alguém que seja muito bom em tecnologia, motivado e capaz de pensar de forma independente. Essa pessoa deve ter interesse em aprender coisas novas e se sentir à vontade para trabalhar de forma independente.
Um assistente de escritório é central para a organização de qualquer negócio. A capacidade de atribuir tarefas com confiança é fundamental para facilitar as operações diárias. A confiabilidade é crítica e é especialmente importante quando a pessoa está trabalhando em outro local.
Ao usar um assistente de escritório virtual, a capacidade de monitorar a produtividade se torna mais importante. Veja os diferentes softwares disponíveis para rastrear tempos de acesso à rede de computadores, duração da conexão e quantidade de dados transmitidos. Acompanhe clientes e fornecedores para determinar se as chamadas telefônicas são gerenciadas profissionalmente de maneira eficiente.
O monitoramento da produtividade é do melhor interesse do empregado e do empregador em um arranjo de trabalho remoto. Remove todas as perguntas e preocupações relacionadas à qualidade dos serviços prestados. É muito importante informar a todos os candidatos a emprego que as ferramentas de monitoramento de produtividade serão usadas nesta posição.
Há um número crescente de empresas de telecomutação que fornecem serviços de assistente de escritório virtual. Essas empresas têm uma lista de funcionários qualificados e alternam o trabalho dentro deste grupo para garantir uma cobertura completa. Eles são responsáveis pelo gerenciamento da produtividade dos funcionários e por todas as atividades de monitoramento. Entrar em um arranjo virtual pode economizar o espaço de escritório, o hardware e os custos de suporte da empresa, a curto e longo prazo. O interesse nesse tipo de organização do trabalho está crescendo e é uma ótima maneira de reduzir o tempo de deslocamento, aumentar a produtividade do trabalho e melhorar a flexibilidade dos funcionários.