O que é um mecanismo de fluxo de trabalho?
Um mecanismo de fluxo de trabalho é uma versão em computador de um gráfico de processos. Como alguém desenharia um gráfico para ilustrar as etapas que devem ser tomadas para concluir uma tarefa ou atividade de trabalho, um mecanismo de fluxo de trabalho é a maneira de seguir as etapas de um processo de trabalho. As empresas tendem a usar os mecanismos de fluxo de trabalho para automatizar os processos de trabalho.
Por exemplo, se uma empresa vender um determinado produto, um indivíduo na empresa mapearia as etapas do processo de vendas, e o processo poderá iniciar quando o cliente receber uma peça de email direta da empresa. O próximo processo seria que o destinatário chama para obter mais informações. Em seguida, um representante de vendas ligaria de volta ao cliente ou falaria com o cliente no momento da chamada. O próximo passo é que o cliente faça um pedido ou acesse o site da empresa para fazer um pedido, e a parte final do processo pode ser quando a empresa enviar um cupom ao cliente para um desconto em sua próxima compra. Esta informação seria inseridano mecanismo de fluxo de trabalho para automatizar a atribuição de tarefas aos diferentes funcionários da empresa ou alertar um funcionário das próximas etapas que devem ser tomadas.
Esses funcionários não usam o mecanismo de fluxo de trabalho, mas usam um software compatível com o mecanismo de fluxo de trabalho. Um programador de computador e designer de processos estariam envolvidos na criação do mecanismo de fluxo de trabalho. Como um programador de computador trabalha para desenvolver um mecanismo de fluxo de trabalho, o foco está em como ocorrem as etapas do processo. O designer de processos envolvido na criação do mecanismo de fluxo de trabalho está preocupado com a próxima etapa ou o que acontece como resultado da etapa anterior.
Normalmente, o designer de processos é alguém que trabalha no negócio, como o chefe de desenvolvimento ou um analista de negócios. O objetivo principal de um mecanismo de fluxo de trabalho é automatizar processos e acelerar o processo. Por exemplo, em uma situação em que estáUm processo de vendas, o objetivo final de usar um mecanismo de fluxo de trabalho é acelerar o processo desde o momento em que um cliente em potencial toma conhecimento de um produto ou serviço até o tempo em que uma compra é feita.