O que é um mecanismo de fluxo de trabalho?

Um mecanismo de fluxo de trabalho é uma versão em computador de um gráfico de processo. Como se poderia desenhar um gráfico para ilustrar as etapas que devem ser executadas para concluir uma tarefa ou atividade de trabalho, um mecanismo de fluxo de trabalho é a maneira de um computador seguir as etapas de um processo de trabalho. As empresas tendem a usar mecanismos de fluxo de trabalho para automatizar os processos de trabalho.

Por exemplo, se uma empresa vender um determinado produto, um indivíduo na empresa mapeará as etapas do processo de vendas, e o processo poderá começar quando o cliente receber uma mala direta da empresa. O próximo processo seria o destinatário ligar para obter mais informações. Em seguida, um representante de vendas ligaria para o cliente ou falaria com ele no momento da ligação. A próxima etapa é que o cliente faça um pedido ou vá ao site da empresa para fazer um pedido, e a parte final do processo pode ser quando a empresa enviar um cupom ao cliente para obter um desconto em sua próxima compra. Essas informações seriam inseridas no mecanismo de fluxo de trabalho para automatizar a atribuição de tarefas aos diferentes funcionários da empresa ou para alertar um funcionário sobre as próximas etapas a serem tomadas.

Esses funcionários não usam o mecanismo de fluxo de trabalho, mas usam um software compatível com o mecanismo de fluxo de trabalho. Um programador de computador e designer de processo estaria envolvido na criação do mecanismo de fluxo de trabalho. Como um programador de computador trabalha para desenvolver um mecanismo de fluxo de trabalho, o foco está em como as etapas do processo ocorrem. O designer de processo envolvido na criação do mecanismo de fluxo de trabalho está preocupado com a próxima etapa ou com o que acontece como resultado da etapa anterior.

Normalmente, o designer de processos é alguém que trabalha nos negócios, como o chefe de desenvolvimento ou um analista de negócios. O principal objetivo de um mecanismo de fluxo de trabalho é automatizar processos e acelerar o processo. Por exemplo, em uma situação em que é um processo de vendas, o objetivo final do uso de um mecanismo de fluxo de trabalho é acelerar o processo desde o momento em que um possível cliente toma conhecimento de um produto ou serviço até o momento em que a compra é feita.