O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?
Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é um sistema de computador destinado a ajudar a criar, manter e armazenar informações sobre as partes do fluxo de trabalho. O objetivo desse sistema é ajudar a criar relatórios e outros dados úteis que podem melhorar o processo de fluxo de trabalho e ajudar a melhorar a produtividade, enfatizando coisas que podem se mover mais rapidamente e áreas onde a eficiência pode ser aumentada. O gerenciamento de fluxo de trabalho é um conceito relativamente novo no mundo do trabalho. Essencialmente, o gerenciamento do fluxo de trabalho é a ideia de que, ao gerenciar a progressão de dados, documentos, leads e outros itens relacionados ao trabalho, o processo de trabalho pode ser otimizado e quaisquer falhas no processo podem ser facilmente documentadas.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho são usados por várias razões no ambiente de negócios atual. Uma das principais razões para o aumento do uso e adesão a um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é que o sistema pode ser usado para rastrear o desempenho dos funcionários. Registrando tudo no sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, se um problema surgir mais tarde, é fácil ver de onde o problema se originou e tomar as ações apropriadas. Dessa forma, pode-se confirmar que cada funcionário está realizando seu trabalho adequadamente e em tempo hábil; os funcionários também podem ser responsabilizados por trabalhos que não foram concluídos em tempo hábil ou que foram concluídos incorretamente.
Outro uso para um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é ajudar no processo de atendimento ao cliente. Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho usados para essa finalidade geralmente são chamados de sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes ou CRMs. Os CRMs ajudam o atendimento ao cliente, garantindo que os funcionários do serviço tenham acesso a um registro detalhado de tudo o que foi feito para ajudar um cliente com uma reclamação. Esses sistemas também rastreiam todos os contatos com um cliente para que a prova de "quem falou com quem" possa ser encontrada para qualquer problema que possa surgir. Os CRMs também são úteis para o marketing para os clientes a qualquer momento que a empresa que emprega o CRM achar conveniente.
Esses sistemas também podem melhorar a produtividade e a produção em ambientes de fábrica. Ao acompanhar o processo de produção da matéria-prima ao produto acabado usando um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, fica muito mais fácil identificar gargalos no ciclo de produção. Identificar processos ineficientes que causam atrasos ou excesso de trabalho e custo também pode se tornar mais fácil. O uso de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho pode ser uma ótima maneira de melhorar a produtividade, a responsabilidade e o relacionamento com o cliente em qualquer empresa.