O que é um item de ação?
Um item de ação é uma tarefa que precisa ser realizada, geralmente como uma etapa em um projeto ou empreendimento maior. Nos negócios, esses itens são frequentemente atribuídos a membros individuais ou departamentais de uma equipe de projeto, de acordo com a disponibilidade e a área de especialização. Na maioria dos casos, os itens de ação são acompanhados por uma data de entrega ou vencimento, uma data em que a tarefa deve ser realizada para que outras tarefas sejam concluídas no prazo.
Em grandes projetos de negócios, um gerente de projeto geralmente é responsável por desenvolver e manter a lista de itens de ação, atribuir cada item de ação e garantir que cada membro da equipe cumpra suas datas de vencimento. O desenvolvimento da lista é um passo inicial em qualquer plano de projeto e é fundamental para o sucesso do projeto. Cada ação necessária deve ser identificada e claramente definida para que possa ser atribuída a uma parte responsável. Também é fundamental que cada item seja colocado em sua posição correta na linha do tempo, porque outras ações podem depender da conclusão de um item anterior.
Por exemplo, uma equipe pode estar trabalhando para desenvolver um novo produto para um cliente. As tarefas iniciais da lista de itens de ação podem incluir a identificação do orçamento, a determinação do tamanho máximo permitido, a obtenção de uma quantidade final do pedido e a obtenção de uma data de validade pelo cliente. A próxima rodada de itens de ação pode incluir projetar o produto e identificar materiais. Essa segunda rodada de tarefas não pode ser iniciada até que a primeira rodada seja concluída, porque o tipo de material selecionado e a complexidade do design serão significativamente afetados pelo tamanho do item, pelo número solicitado e pelo tempo em que um trabalho será concluído. o produto deve ser entregue e o orçamento disponível. Se um indivíduo responsável por uma tarefa da primeira rodada não cumprir sua data de vencimento, as datas de vencimento de todas as rodadas de tarefas subseqüentes também serão adiadas.
A conclusão oportuna de um item de ação também é crítica porque os itens de ação subsequentes às vezes não podem ser identificados até que os resultados de uma tarefa sejam relatados. Por exemplo, uma agência encarregada de criar um plano de marketing para uma universidade pública pode designar alguém para descobrir quais restrições se aplicam ao uso de fundos governamentais para itens promocionais. Se o resultado dessa consulta for que esses fundos não podem ser usados para comprar itens promocionais, o item de ação subsequente pode ser o de descobrir se a faculdade tem acesso aos fundos dos doadores que podem ser usados. Se a resposta para a consulta inicial for que fundos do governo possam ser usados, mas itens promocionais não possam incluir itens comestíveis ou potáveis, o próximo item de ação pode ser identificar quais itens não alimentares são melhores para a universidade.