O que é um item de ação?
Um item de ação é uma tarefa que precisa ser realizada, geralmente como uma etapa em um projeto ou empreendimento maior. Nos negócios, esses itens são frequentemente designados para membros individuais ou departamentais de uma equipe de projeto, de acordo com a disponibilidade e a área de especialização. Na maioria dos casos, os itens de ação são acompanhados por uma entrega ou data de vencimento, uma data pela qual a tarefa deve ser realizada para que outras tarefas sejam concluídas no prazo.
Em grandes projetos de negócios, um gerente de projeto geralmente é responsável por desenvolver e manter a lista de itens de ação, atribuindo cada item de ação e garantindo que cada membro da equipe encontre suas datas de vencimento. O desenvolvimento da lista é um passo inicial em qualquer plano do projeto e é fundamental para o sucesso do projeto. Cada ação necessária deve ser identificada e claramente definida para que possa ser atribuída a uma parte responsável. Também é fundamental que cada item seja colocado em sua posição correta na linha do tempo, porque outras ações podem depender doíon de um item anterior.
Por exemplo, uma equipe pode estar trabalhando para desenvolver um novo produto para um cliente. As tarefas iniciais da lista de itens de ação podem incluir a identificação do orçamento, a determinação do tamanho máximo permitido, a obtenção de uma quantidade final de pedido e a obtenção de uma data de necessidade do cliente. A próxima rodada de itens de ação pode incluir projetar o produto e identificar materiais. Esta segunda rodada de tarefas nem pode ser iniciada até que a primeira rodada de tarefas seja concluída porque o tipo de materiais selecionados e a complexidade do design serão significativamente afetados pelo tamanho do item, o número ordenado, o tempo em que um produto acabado deve ser entregue e o orçamento disponível. Se um indivíduo responsável por uma tarefa da primeira rodada não atingir sua data de vencimento, as datas de vencimento para todas as rodadas de tarefas subsequentes também serão adiadas.
Conclusão oportuna de um item de açãoTambém é crítico porque os itens de ação subsequentes às vezes não podem ser identificados até que os resultados de uma tarefa sejam relatados. Por exemplo, uma agência encarregada de criar um plano de marketing para uma universidade pública pode designar alguém para descobrir quais restrições se aplicam ao uso de fundos governamentais para itens promocionais. Se o resultado dessa investigação for que esses fundos não possam ser usados para comprar itens promocionais, o item de ação subsequente pode ser descobrir se a faculdade tiver acesso a fundos de doadores que podem ser usados. Se a resposta para a consulta inicial for que os fundos do governo possam ser usados, mas que itens promocionais não podem incluir itens comestíveis ou potáveis, o próximo item de ação pode ser identificar quais itens não alimentares são melhores para a universidade.