O que é um valor administrativo?
Valor administrativo é a avaliação da importância de um registro comercial para as operações diárias. Os registros considerados de valor administrativo são mantidos em arquivo ou usados regularmente na condução dos negócios. Essa categorização de registros comerciais orienta a política de retenção de documentos de uma empresa e pode ter implicações legais em várias circunstâncias, como em resposta a uma solicitação de descoberta durante um litígio ou de acordo com uma auditoria tributária.
Os registros de negócios são a força vital das operações. A trilha de transações em papel é a maneira pela qual uma empresa cumpre suas obrigações governamentais de provar a conformidade com a lei. As empresas devem documentar as vendas para comprovar o pagamento do imposto de renda, bem como os registros do status dos funcionários para comprovar a elegibilidade ao trabalho e comprovar as horas trabalhadas. Políticas e procedimentos geralmente são comprometidos com o papel, o que cria um registro histórico da alteração nas políticas ao longo do tempo.
Esses requisitos, juntamente com as necessidades internas e os padrões do setor, significam que todos os registros que uma empresa produz devem ser avaliados quanto ao seu valor administrativo. Uma empresa determina se o registro é algo que deve ou deve ser mantido por um determinado período de tempo ou se pode ser destruído sem consequências. As empresas maiores normalmente estabelecem uma política de retenção de documentos que ajuda os funcionários a determinar o valor dos documentos para que os tipos de registros de negócios retidos sejam uniformes em toda a empresa.
As empresas menores raramente projetam uma política formal de retenção de documentos, mas a determinação do valor administrativo não é menos importante em um ambiente de pequena empresa. A manutenção inadequada de registros pode prejudicar qualquer empresa. Por exemplo, uma empresa que celebra contratos de serviços normalmente fornece ao cliente o direito de auditar seus registros de atividades da conta. Se os registros administrativos adequados não forem mantidos, o cliente poderá processar um retorno dos pagamentos efetuados. Em um ambiente de vendas no varejo, a defesa bem-sucedida de um processo de escorregamento e queda pode depender das políticas e procedimentos escritos que os funcionários receberam como parte de seu treinamento inicial.
O valor administrativo também desempenha um papel em um contexto público para fins de supervisão e histórico. O público normalmente tem interesse nas operações diárias de funcionários e escritórios do governo, e alguns países têm leis que autorizam o público a acessar registros do governo, como a Lei de Liberdade de Informação nos EUA. Uma avaliação do valor administrativo geralmente determina quais registros devem ser mantidos e o que pode ser fragmentado durante o cumprimento da lei. Sem essa ênfase no valor de certos documentos comerciais, grande parte do histórico transacional de negócios, agências e organizações seria perdida.