O que é um valor administrativo?

Valor administrativo é a avaliação da importância de um registro de negócios para operações diárias. Os registros considerados como tendo valor administrativo são mantidos em arquivo ou usados ​​regularmente na condução de negócios. Essa categorização dos registros de negócios conduz a política de retenção de documentos de uma empresa e pode ter implicações legais em várias circunstâncias, como em resposta a uma solicitação de descoberta durante o litígio ou de acordo com uma auditoria tributária.

Os registros comerciais são a força vital das operações. A trilha em papel das transações é a maneira como uma empresa cumpre suas obrigações governamentais de provar o cumprimento da lei. As empresas devem documentar as vendas para substanciar o pagamento de impostos de renda, bem como os registros do status dos funcionários para provar a elegibilidade do trabalho e substanciar horas trabalhadas. Políticas e procedimentos geralmente estão comprometidos com o papel, que criam um registro histórico da mudança nas políticas ao longo do tempo.

Esses requisitos, juntamente com necessidades e indústria internasOs padrões significam que todo registro que uma empresa produz deve ser avaliado quanto ao seu valor administrativo. Uma empresa determina se o registro é algo que deve ou deve ser mantido por um certo período de tempo ou se pode ser destruído sem consequências. As empresas maiores normalmente estabelecem uma política de retenção de documentos que ajuda os funcionários a determinar o valor dos documentos para que os tipos de registros de negócios que são retidos sejam uniformes em toda a empresa.

Empresas menores raramente projetam uma política formal de retenção de documentos, mas a determinação do valor administrativo não é menos importante em um pequeno ambiente firme. A manutenção de registros inadequados pode colocar qualquer empresa fora do negócio. Por exemplo, uma empresa que celebra contratos para serviços normalmente fornece ao cliente o direito de auditar seus registros de atividade da conta. Se os registros administrativos adequados não forem mantidos, o clientepode processar por um retorno dos pagamentos feitos. Em um ambiente de vendas de varejo, a defesa bem -sucedida de um processo de deslizamento e queda pode depender das políticas e procedimentos escritos que os funcionários receberam como parte de seu treinamento inicial no trabalho.

O valor administrativo também desempenha um papel em um contexto público para supervisão e propósitos históricos. O público normalmente tem interesse nas operações diárias de funcionários e escritórios do governo, e alguns países têm leis que autorizam o público a acessar registros do governo, como a Lei da Liberdade de Informação nos EUA. Uma avaliação do valor administrativo geralmente determina quais registros devem ser mantidos e o que pode ser triturado ao cumprir a lei. Sem essa ênfase no valor de certos documentos comerciais, grande parte da história transacional de empresas, agências e organizações seriam perdidas.