O que é uma nota de aconselhamento?

Uma nota de aconselhamento é um tipo de documento comercial que afirma que um pedido feito por um cliente foi de fato recebido e liberado para remessa e agora está a caminho. Às vezes referido como um aviso de remessa, o objetivo do documento é manter o cliente ciente do status atual do pedido e também garantir que o cliente saiba com antecedência quando deve esperar que o pedido chegue. Uma vez fornecidas aos clientes na forma de uma carta comercial entregue pelo correio, muitas empresas hoje usam correio eletrônico ou processos de notificação on-line semelhantes para notificar os clientes de que um pedido foi processado e enviado e para informar ao cliente aproximadamente quando o pedido chegará ao ponto de destino.

A nota de conselho é de natureza algo semelhante ao que é conhecido como conselho de aceitação. Este documento é frequentemente usado em círculos financeiros para afirmar a extensão de uma linha de crédito a um cliente, seja por um fornecedor ou por uma instituição financeira como um banco. Embora tenham um propósito ligeiramente diferente, tanto a nota de aconselhamento como a de aceitação servem para notificar um cliente de que a solicitação que ele enviou foi aprovada e em breve estará disponível para o uso desse cliente.

A quantidade de detalhes incluídos em uma nota de conselho variará, algumas vezes com base nos costumes locais e outras em leis comerciais aplicáveis ​​na jurisdição em que o fornecedor ou fornecedor está sediado. A maioria das versões da nota inclui referências a números de pedidos; quaisquer números de pedidos de compra fornecidos pelo cliente; uma descrição que inclua o tipo e a quantidade de mercadorias incluídas no pedido; e até os custos totais, incluindo as despesas de envio que são avaliadas pelo fornecedor. O modo de remessa, incluindo o nome do remetente, também faz parte dos detalhes incluídos. Se a remessa for um cumprimento parcial de um pedido do cliente, os detalhes também poderão identificar quais itens serão enviados posteriormente. Quando os detalhes na nota de orientação são bastante abrangentes, o cliente pode usá-los para corresponder ao pedido de compra original e ter uma boa idéia de quando esperar cada um dos itens envolvidos com esse pedido.

É importante observar que uma nota de aconselhamento não substitui o conhecimento de embarque real que acompanha a remessa, nem é um documento que serve como lista de embalagem do pedido. Esse tipo de documento comercial é estritamente informativo, servindo como um meio de alertar o cliente sobre quando o pedido foi enviado, o método de envio usado, os itens incluídos no envio e a data de entrega prevista. Os clientes devem esperar até que o pedido seja recebido, verificado quanto à precisão e avaliado quanto a danos em trânsito antes de efetuar o pagamento, se possível.