O que é uma trilha de auditoria?
O termo Audit Trail é usado em mais de um aplicativo no mundo dos negócios de hoje. Historicamente, uma trilha de auditoria tinha a ver com a capacidade de fornecer um histórico completo de qualquer transação financeira. A idéia era poder identificar cada etapa do processo desde o início da transação até a conclusão da transação. Normalmente, esse processo ocorreu, sendo capaz de produzir documentos em papel que mostraram o progresso da transação do início ao fim. Hoje, uma trilha de auditoria também tem a ver com os dados de rastreamento em formato eletrônico, com as transações não necessariamente limitadas a dados financeiros.
Uma trilha de auditoria de qualquer tipo incluirá uma tentativa de estabelecer uma lista cronológica de etapas necessárias para iniciar a transação, além de concluí -la. As trilhas de auditoria podem ser muito simplistas ou extremamente complicadas, dependendo do número de etapas envolvidas na transação. Por exemplo, ConA dura uma trilha de auditoria em uma fatura emitida por um fornecedor seria um processo relativamente simples.
Começando com o recebimento da fatura, o documento é rastreado por meio de contas a pagar, até a emissão de um cheque ou pagamento eletrônico para liquidar a dívida. Ao mesmo tempo, criar uma trilha auditada para permitir a reconstrução de um processo de fabricação pode conter muito mais etapas e se tornar muito difícil de seguir.
Um auditor pode optar por iniciar o processo de criação de uma trilha de auditoria desde o início ou a conclusão da transação em consideração. Freqüentemente, iniciar o processo de auditoria com a fase concluída mais recente e trabalhar para trás é um meio eficiente de estabelecer a trilha de auditoria. No entanto, quando o ponto de partida e o ponto de conclusão estão bem estabelecidos, é possível abordar a trilha de auditoria de ambas as extremidadesSimultaneamente, simplesmente preenchendo as etapas que ocorrem entre o início e as etapas de acabamento da transação.
Usar uma trilha de auditoria geralmente pode ser uma ferramenta eficaz para gerenciar os recursos financeiros e outros de uma empresa ou organização. O processo de identificação da trilha de auditoria pode de fato ajudar a identificar etapas do processo desnecessárias e que podem ser eliminadas em transações futuras. Outra aplicação importante da trilha de auditoria é que o processo pode descobrir tentativas de manipular o perfil financeiro da entidade, talvez na tentativa de encobrir o fato de que os fundos estão ausentes ou que foram desviados de alguma maneira. Basicamente, a trilha de auditoria é um dispositivo útil para garantir que as transações sejam conduzidas de maneira suave e honesta, com a menor quantidade de etapas necessárias empregadas no processo.