O que é um secretário automatizado?
Um secretário automatizado é um dispositivo que rotula chamadas em um escritório. Esses dispositivos são frequentemente usados por pequenas empresas como uma maneira de fornecer um filtro básico entre o escritório e chamadas telefônicas indesejadas, como operadores de telemarketing ou números errados. As empresas maiores geralmente têm um secretário da vida real para desempenhar essa função, tornando a secretária automatizada redundante. Esse termo é frequentemente usado sinônimo de secretário virtual, mas os dois são realmente muito diferentes. Um secretário virtual é uma pessoa real, mas não está presente no próprio negócio. Quando um número conhecido e aprovado chama a linha, o Secretário permitirá que a chamada vá diretamente para o telefone. Se uma chamada número não aprovada, desconhecida ou restrita, o secretário automatizado o interceptá.
Geralmente, uma interceptação desse tipo significa que um sistema automatizado atende a chamada e o requisitoests informações básicas do chamador. Depois de obter respostas para suas perguntas, o dispositivo ligará para o telefone conectado e transmitirá essas informações ao receptor - que então tem a opção de atender a chamada. Se o número for conhecido como ruim, ou o receptor negar a chamada, a chamada será roteada para o correio de voz ou simplesmente desconectada.
Um erro comum é assumir que uma secretária virtual e automatizada são a mesma coisa. Um secretário virtual é um contratado independente que opera como secretário de um local remoto. Normalmente, esses trabalhadores têm um escritório em casa e realizam trabalhos comuns de secretariado, geralmente para várias empresas diferentes. As tarefas comuns incluem atender o telefone, transcrever cartas ou discursos gravados e fazer arranjos de viagem.
Embora os dois tipos de secretários sejam muito diferentes, eles têm uma metodologia geral semelhante. Por removTanto no espaço quanto no custo de uma secretária tradicional, uma empresa pode correr com uma sobrecarga muito menor. Isso permite que uma empresa funcione em um nível em que pode ter falido sob o sistema tradicional. Além disso, o uso dos recursos automatizados de telefone de um secretário virtual geralmente permite que uma empresa pareça maior e melhor organizada.
No caso do Secretário Virtual, a terceirização do trabalho oferece benefícios adicionais. Um único trabalhador pode trabalhar para várias empresas simultaneamente, em vez de ser forçado a um único trabalho de meio período. Além disso, trabalhar em casa permite que pessoas com crianças pequenas, deficiências ou horários imprevisíveis continuem operando na força de trabalho.