O que é um valor duradouro?
Diz-se que algo tem valor duradouro quando tem significado histórico ou outra forma de valor que se espera que dure bem no futuro. Embora muitos documentos artísticos tenham valor duradouro, incluindo manifestos de artistas e obras literárias, esse termo também é frequentemente usado para documentos jurídicos e comerciais. As razões para manter um documento são variadas, mas geralmente envolvem o documento que contém informações novas, revolucionárias ou que se espera que sejam úteis no futuro. Em média, documentos com valor duradouro são inferiores a 5% de todos os documentos feitos. As organizações responsáveis pelos documentos normalmente não determinam quais documentos são valiosos; isso geralmente é deixado para os arquivistas.
Muitos tipos de documentos podem ter valor duradouro. Embora esse termo possa ser usado para obras e desenhos literários, é mais comumente usado para documentos comerciais e jurídicos. Esses documentos raramente são selecionados por seu valor logo após serem criados; os arquivistas geralmente esperam vários anos para ver como seus efeitos são duradouros para determinar se esses documentos têm valor real de arquivamento.
Documentos comuns não são considerados como tendo valor duradouro; somente documentos extraordinários são arquivados permanentemente para uso e pesquisa posteriores. Há muitas razões para que isso ocorra, mas geralmente é porque os documentos contêm informações indispensáveis ou revolucionárias. Por exemplo, documentos legais que detalham uma decisão judicial que mudou drasticamente a maneira como outros tribunais veem o problema em questão seriam considerados de valor duradouro; documentos legais sobre um caso em tribunal comum não seriam considerados de valor duradouro.
Considera-se que poucos documentos têm valor duradouro, porque a maioria dos documentos detalha eventos comuns que, embora úteis para as empresas ou escritórios que produzem os documentos, não são úteis para o mundo em geral. Em média, menos de 5% de todos os documentos criados são considerados com valor de arquivamento. Outros documentos podem ser arquivados por uma empresa por vários anos, mas geralmente são destruídos quando não são mais utilizados. Mesmo que o estabelecimento mantenha os documentos permanentemente arquivados, eles só serão considerados com valor permanente se um estabelecimento de arquivamento concordar com seu valor.
Embora o estabelecimento responsável por um documento possa elegê-lo por um valor duradouro, isso é raro. Os arquivistas geralmente são responsáveis por encontrar e determinar quais documentos são úteis para o futuro. Uma equipe de arquivistas geralmente toma essa decisão após revisar as informações de um documento, seu efeito duradouro e se o documento é o primeiro a detalhar as informações valiosas. Alguns documentos que não são os primeiros a relatar informações valiosas são arquivados, mas geralmente não são considerados valiosos.