O que é um relatório de exceção?
Um relatório de exceção é um tipo de relatório de resumo que identifica quaisquer eventos que estão fora do escopo do que é considerado um intervalo normal. Relatórios desse tipo são empregados em diversas configurações, incluindo o processo de reconciliação de inventário, investigação em gerenciamento de projetos e até avaliações de funcionários. O objetivo do relatório é identificar quaisquer fatores que não sejam considerados dentro de parâmetros aceitáveis, possibilitando a realização de ações que ajudem a minimizar ou eliminar exceções e aumentar a eficiência geral.
No que se refere à reconciliação de inventário, o relatório de exceção geralmente é essencial para a tarefa de identificar diferenças entre um inventário físico e o inventário que é apresentado nos bancos de dados de inventário. Com o tempo, os erros podem surgir em praticamente qualquer tipo de estoque, tornando necessário fazer ajustes que reflitam a quantidade real de mercadorias em estoque. Fazer isso não apenas facilita o ajuste do pedido de novos itens, para manter uma quantidade adequada de suprimentos, mas também possibilita manter o inventário preciso para a avaliação de impostos.
Por exemplo, muitas fábricas mantêm o que é conhecido como loja da empresa, responsável pela emissão de peças e outros componentes necessários à operação das máquinas no chão de fábrica. Os gerentes dessa loja geralmente conduzem o que é conhecido como contagem de ciclos, inventando fisicamente tudo, desde o menor parafuso até os componentes de motor de alto custo que são usados para manter e reparar o equipamento de produção. Quando se descobre que o número de unidades exibidas no banco de dados do inventário não corresponde a essa contagem física, uma entrada é feita em um relatório de exceção. Isso torna possível voltar atrás e determinar se uma remessa recebida dessa parte não foi adicionada ao banco de dados ou se alguns desembolsos do inventário físico não foram registrados corretamente. Em alguns casos, o relatório de exceção também pode destacar a invasão de suprimentos, solicitando medidas de segurança aumentadas que ajudam a minimizar a perda para a empresa.
Além de ajudar a reconciliar diferentes tipos de inventários, um relatório de exceção também pode ser útil na tarefa de gerenciamento de projetos. Nesse cenário, o relatório destaca as tarefas pendentes que ainda estão pendentes, mesmo que a data de conclusão projetada para essa tarefa tenha passado. Observando a exceção, é possível renovar o cronograma de tarefas do projeto para compensar a discrepância e colocar o projeto de volta aos trilhos.
Mesmo na área de avaliações de funcionários, um relatório de exceção pode ser útil. Aqui, a idéia é identificar quaisquer eventos relacionados ao funcionário que estejam fora do escopo das expectativas básicas associadas ao cargo. As exceções podem estar relacionadas a falhas de desempenho ou desempenho que vai além da posição de trabalho usual. Por exemplo, os detalhes do relatório de exceção podem indicar que o funcionário precisa de treinamento adicional em determinadas áreas ou identificar situações nas quais o funcionário foi capaz de assumir tarefas extras enquanto um colega de trabalho estava doente, ajudando efetivamente a operação de negócios a continuar com pouco ou nenhum esforço. nenhuma mudança na produtividade. Dependendo da natureza dos problemas documentados no relatório de exceção, o funcionário pode ser recomendado para treinamento corretivo ou receber um elogio por fornecer serviços adicionais a um empregador enquanto ainda gerencia efetivamente suas tarefas atribuídas.