O que é um livro de fatura?
A maioria das empresas deve lidar com o fluxo de caixa e, para acompanhar os fluxos de cobrança e renda, as faturas podem ser usadas. Uma fatura é um projeto de lei que detalha os serviços prestados ou os produtos adquiridos e seu custo geral. Eles podem vir de fornecedores externos para a empresa ou podem ser emitidos da empresa para outras empresas ou clientes. Um livro de fatura é uma maneira de manter todas essas faturas organizadas e armazenadas. Existem muitas razões pelas quais uma empresa pode manter faturas, inclusive para fins fiscais, análise de fluxo de caixa e manutenção de registros.
Há muitos benefícios em manter um livro de fatura. Nos EUA e em algumas outras regiões, algumas empresas podem deduzir muitas de suas compras ao longo do ano ao registrar impostos. Quando isso for feito, há uma chance de que as empresas tenham que provar que essas compras foram feitas e que um certo valor foi pago. Outro bom momento para organizar os registros de fatura em um livro de fatura é ao analisar o fluxo de caixa. A maioria das empresas examinará o fluxo de caixauma vez a cada trimestre e as faturas podem demonstrar de onde vêm dinheiro.
A manutenção geral dos registros é o motivo mais comum para manter um livro de fatura. Às vezes, pode haver a necessidade de mostrar a um fornecedor o que foi pago ou para mostrar a um cliente o que não foi pago. Esses livros podem ser organizados de qualquer maneira que atenda às necessidades da empresa. Quando a necessidade surge, ter as faturas em um local conveniente pode ajudar a evitar confusão ou disputas.
Muitas empresas usam software de fatura eletrônica. Isso pode funcionar de várias maneiras e novamente permite que a empresa organize e contenha as faturas de uma maneira que se encaixe. Manter os registros eletronicamente pode economizar tempo e espaço, e normalmente existem muitos tipos de software disponíveis em muitas faixas de preços.
Ainda outras empresas utilizam faturas em papel e eletrônicas. Um livro de fatura pode conter o papel, também chamado físicofaturas. Os livros eletrônicos podem ter digitalizados cópias dessas faturas ou podem simplesmente ter os dados deles inseridos e organizados para pesquisas rápidas. Há benefícios para ambos e, no entanto, uma empresa escolhe armazenar suas faturas depende inteiramente de suas necessidades.
Algumas empresas podem usar muitas faturas diariamente. Muitas vezes, essas faturas são menores e mais podem ser alinhadas no livro da fatura. É geralmente recomendado que uma empresa economize faturas por três e sete anos. Isso pode criar várias pilhas de livros, que podem ser mantidas em uma sala ou edifício de registros totalmente separados.