O que é transcrição de negócios?
A transcrição de negócios é um documento que fornece um registro permanente do que ocorreu em uma reunião de negócios de algum tipo. Muitas empresas exigem esse tipo de transcrição para uma ampla gama de reuniões, incluindo relações com investidores ou reuniões de ganhos ou como registro dos eventos em um conselho ou reuniões de diretores. O que deixa de lado uma transcrição de negócios de outras formas de registros permanentes é que os detalhes geralmente estão na forma de uma recitação literal do que foi dito na reunião, em vez de manter minutos que condensam e resumem essencialmente os eventos.
O uso da transcrição de negócios é encontrado com reuniões mantidas em uma ampla gama de ambientes. Isso inclui reuniões presenciais em locais físicos, bem como reuniões realizadas por meio de uma teleconferência ou mesmo de uma conferência baseada na Web. Em décadas passadas, os transcricionários que foram treinados para usar a abreviação costumavam preparar uma cópia escrita dos eventos que ocorrem durante a reunião e depois usava a nota de abreviaçãos para preparar uma transcrição completa mais tarde. Mais recentemente, a abordagem exige fazer uma gravação de áudio do evento e depois usar essa gravação para preparar a transcrição de negócios digitada.
Juntamente com o uso de transcrição de negócios para reuniões de alto perfil, eles também podem ser úteis para criar registros permanentes detalhados para outros eventos. Por exemplo, um gerente de vendas nacional ou regional pode optar por solicitar uma transcrição para conferências semanais ou mensais realizadas com outro pessoal de vendas da organização. Da mesma maneira, a preparação de uma transação comercial para reuniões realizadas pelos membros de um comitê de projeto também pode ajudar a criar um registro permanente do que foi discutido na reunião e em que contexto.
Embora muitas empresas gerenciem o processo de transcrição de negócios internamente, também é possível fazer uso de serviços de transcrição independentes para gerenciare o processo. Muitas empresas de telecomunicações que fornecem produtos de conferência baseados em áudio e na Web também oferecem esse tipo de serviço. Um documento escrito é preparado a partir da gravação de áudio da reunião e depois encaminhada para um contato importante na organização do cliente. A maioria dos fornecedores enviará a transcrição de uma de várias maneiras diferentes, com base nas necessidades do cliente. O envio pode estar na forma de um documento eletrônico anexado a um email, um documento publicado em um site seguro para recuperação por indivíduos com a autorização correta, ou mesmo preparando e encaminhando um CD-R contendo o arquivo eletrônico.
A importância da transcrição de negócios não pode ser exagerada. Como a transcrição incluirá detalhes completos sobre quem disse o que em uma reunião, os detalhes geralmente podem ser muito úteis para estabelecer o contexto para declarações feitas. Isso pode ser especialmente importante ao usar a transcrição para resolver questões que afetam a operação doOs negócios, incluindo quaisquer questões legais que possam surgir em algum momento após a reunião.