O que é assembly de documentos?
Assembléia de documentos é o processo de criação de documentos eletrônicos, utilizando segmentos de documentos preexistentes para compilar ou montar um novo documento. Esse processo pode ser gerenciado manualmente ou utilizar vários tipos de software para combinar automaticamente modelos com fontes de dados como meios para montar o novo documento. Esse processo pode ser usado com sucesso com tudo, desde a criação de um novo contrato até a preparação de cartas para uma nova campanha de vendas.
O processo real da montagem de documentos envolve o uso do software de processamento de texto como ferramenta básica para criar o novo documento. Em sua abordagem mais simples, isso envolve o uso de um documento em branco como ponto de partida para o projeto. O compilador abre outros documentos de processamento de texto que já estão em armazenamento, localizando seções ou segmentos relevantes para o objetivo do novo documento. Ferramentas incluídas no produto de software permitem que o compilador copie o texto desejado dos documentos mais antigos eCole o mesmo texto no novo documento. O compilador também pode adicionar texto novo para ajudar a amarrar todos os segmentos colados a um fluxo coerente e lógico de informações, ajustar tamanhos, cores e tipos de fontes para se adequar ao objetivo do novo documento e salvar e armazenar o documento até que seja necessário para a distribuição.
Embora o processo de montagem de documentos possa ser tratado manualmente, também é possível usar opções avançadas de software para recuperar automaticamente dados no armazenamento e importá -los para o novo documento. Por exemplo, se uma equipe de vendas quisesse preparar cartas anunciando o lançamento de um novo produto para sua base de clientes existente, o corpo do novo modelo de carta poderia ser montado importando texto de um folheto de vendas. Outro documento poderia fornecer a cópia eletrônica da empresa masthead. Para terminar o projeto, o software de montagem de documentos acessa o banco de dados de vendas e o impulsoOrts os nomes e endereços dos clientes para os campos adequados no novo modelo de carta. Nesse ponto, as cartas podem ser impressas ou enviadas como e -mails a todos os clientes.
Um dos benefícios da montagem de documentos é que a abordagem pode economizar muito tempo. Por exemplo, a preparação de um grande número de cartas de vendas para distribuição pode levar horas ou até dias, dependendo da quantidade de letras que devem ser abordadas e impressas. Usando o software para lidar com o processo de montagem, o que seria um projeto durante todo o dia pode ser concluído em duas horas ou menos. Nessa perspectiva, a montagem de documentos ajuda a aumentar a produtividade, o que permite que os negócios sejam mais lucrativos.