O que é montagem de documentos?
Montagem de documentos é o processo de criação de documentos eletrônicos utilizando segmentos de documentos pré-existentes para compilar ou montar um novo documento. Esse processo pode ser gerenciado manualmente ou utilizar vários tipos de software para combinar automaticamente modelos com fontes de dados como forma de montar o novo documento. Esse processo pode ser usado com sucesso em tudo, desde a criação de um novo contrato até a preparação de cartas para uma nova campanha de vendas.
O processo real de montagem de documentos envolve o uso de software de processamento de texto como ferramenta básica para criar o novo documento. Na sua abordagem mais simples, isso envolve o uso de um documento em branco como ponto de partida para o projeto. O compilador abre outros documentos de processamento de texto que já estão armazenados, localizando seções ou segmentos relevantes para a finalidade do novo documento. As ferramentas incluídas no produto de software permitem que o compilador copie o texto desejado dos documentos mais antigos e cole o mesmo texto no novo documento. O compilador também pode adicionar texto novo para ajudar a vincular todos os segmentos colados em um fluxo coerente e lógico de informações, ajustar tamanhos de fonte, cores e tipos para se adequar ao objetivo do novo documento, salvar e armazenar o documento até que seja necessário. para distribuição.
Embora o processo de montagem de documentos possa ser tratado manualmente, também é possível usar opções avançadas de software para recuperar automaticamente os dados no armazenamento e importá-los para o novo documento. Por exemplo, se uma equipe de vendas quisesse preparar cartas anunciando o lançamento de um novo produto para sua base de clientes existente, o corpo do novo modelo de carta poderia ser montado importando texto de um folheto de vendas. Outro documento poderia fornecer a cópia eletrônica do cabeçalho da empresa. Para finalizar o projeto, o software de montagem de documentos acessa o banco de dados de vendas e importa os nomes e endereços dos clientes para os campos apropriados no novo modelo de carta. Nesse ponto, as cartas podem ser impressas ou enviadas como e-mails para todos os clientes.
Um dos benefícios da montagem de documentos é que a abordagem pode economizar muito tempo. Por exemplo, a preparação de um grande número de cartas de vendas para distribuição pode levar horas ou até dias, dependendo da quantidade de cartas que devem ser endereçadas e impressas. Usando o software para lidar com o processo de montagem, o que seria um projeto durante todo o dia pode ser concluído em duas horas ou menos. Nessa perspectiva, a montagem de documentos ajuda a aumentar a produtividade, o que, em última análise, permite que os negócios sejam mais lucrativos.