O que é automação de documentos?
Automação de documentos é o processo pelo qual os documentos do computador são criados de maneira semiautomática. Esse tipo de software é amplamente utilizado por empresas, entidades legais e qualquer pessoa que produz uma ampla gama de documentos. Um documento é geralmente criado usando um modelo com perguntas e áreas que podem ser trocadas e alteradas facilmente. Embora seja bom para alguns aplicativos, outros acharão que a automação de documentos não é útil na produção de documentos.
A automação do documento começa com um modelo. Por exemplo, se uma empresa jurídica for contratada para escrever um contrato de arrendamento, um modelo de documento de leasing será usado. Este modelo possui todo o texto necessário para torná -lo oficial, juntamente com as áreas nas quais a empresa pode fazer alterações rápidas para personalizar o modelo para as necessidades específicas do cliente. Essas perguntas são direcionadas para o formulário ou modelo e são feitas para que o formulário seja imediatamente alterado para as necessidades do cliente. Uma pergunta em um documento de empréstimo, por exemplo, pode ser se o empréstimo deve durar 10, 20 ou 30 anos. Todas as áreas em que essas informações são aplicáveis serão alteradas para coordenar com a resposta dada.
Também existem áreas em que o escritor pode mudar rapidamente o texto. Isso geralmente é usado para preencher o nome do cliente e as informações de contato. Menus suspensos que exibem exemplos de redação de ações também podem ser usados. Os gráficos também podem ser manipulados, especialmente se o programa de automação de documentos for feito para empresas, porque uma empresa provavelmente desejará adicionar seu logotipo ao documento. Ao ter uma área em que os gráficos podem ser adicionados e alterados, o negócio pode adicionar um logotipo com apenas alguns cliques.
A automação de documentos geralmente é feita como um programa independente ou um complemento. Isso permite que o usuário siga seu programa favorito e apenas use os recursos de automação paraMontagem de documentos ou use um programa completamente diferente que possa ter outros programas que falta. Em ambos os casos, o computador do usuário deve ser capaz de lidar com as necessidades de memória e processamento do programa se o software de montagem for funcionar corretamente.
A maioria das empresas achará útil o software de montagem de documentos, mas há alguns que não. Se uma empresa for dedicada à manuscrita de cada documento e a tornar cada uma delas diferente, a automação do processo não será útil. Se a maior parte dos documentos feitos não puder ser aplicada a um formulário porque cada um é substancial diferente, a automação de documentos também não é útil.