O que é automação de documentos?

A automação de documentos é o processo pelo qual os documentos do computador são criados de maneira semi-automática. Esse tipo de software é amplamente utilizado por empresas, entidades legais e qualquer pessoa que produza uma ampla variedade de documentos. Um documento geralmente é criado usando um modelo com perguntas e áreas que podem ser facilmente trocadas e alteradas. Embora seja bom para alguns aplicativos, outros acharão que a automação de documentos não é tão útil na produção de documentos.

A automação de documentos começa com um modelo. Por exemplo, se uma empresa legal é contratada para redigir uma concessão, um modelo de documento de locação é usado. Este modelo possui todo o texto necessário para oficializá-lo, além de áreas nas quais a empresa pode fazer alterações rápidas para personalizar o modelo para as necessidades específicas do cliente.

Uma maneira de fazer essas alterações na automação de documentos é através de perguntas. Essas perguntas são direcionadas ao formulário ou modelo e são feitas para que o formulário seja imediatamente alterado de acordo com as necessidades do cliente. Uma pergunta em um documento de empréstimo, por exemplo, pode ser se o empréstimo deve durar 10, 20 ou 30 anos. Todas as áreas em que essas informações são aplicáveis ​​serão alteradas para coordenar com a resposta dada.

Também existem áreas em que o escritor pode alterar rapidamente o texto. Isso é usado com mais frequência para preencher o nome e as informações de contato do cliente. Menus suspensos que exibem exemplos de escrita de ações também podem ser usados. Os gráficos também podem ser manipulados, especialmente se o programa de automação de documentos for feito para empresas, porque uma empresa provavelmente desejará adicionar seu logotipo ao documento. Por ter uma área na qual os gráficos podem ser adicionados e alterados, a empresa pode adicionar um logotipo com apenas alguns cliques.

A automação de documentos geralmente é feita como um programa independente ou um complemento. Isso permite que o usuário permaneça com seu programa favorito e apenas use os recursos de automação para montagem de documentos ou use um programa completamente diferente que pode ter recursos que outros programas não possuem. Em qualquer um dos casos, o computador do usuário deve poder lidar com as necessidades de memória e processamento do programa, para que o software de montagem funcione corretamente.

A maioria das empresas achará o software de montagem de documentos útil, mas há alguns que não o serão. Se uma empresa se dedica a escrever manualmente cada documento e diferenciá-lo, automatizar o processo não será útil. Se a maior parte dos documentos produzidos não puder ser aplicada a um formulário porque cada um é substancialmente diferente, a automação de documentos também não será útil.