O que é gerenciamento de documentos?
Empresas e outras organizações, bem como indivíduos que lidam com muitas informações, precisam de sistemas de gerenciamento de documentos para arquivar, proteger, recuperar e compartilhar essas informações. O gerenciamento de documentos é um sistema organizado que metodicamente processa, armazena e recupera documentos e os dados dentro deles. Para cópias impressas ou documentos em papel, o processo pode ser simplesmente referido como um sistema de arquivamento.
O gerenciamento de documentos é uma versão mais contemporânea que geralmente envolve produção eletrônica, armazenamento e recuperação de documentos e outros arquivos, fornecendo acesso seguro àqueles que têm autorização. Além de documentos típicos, como arquivos de texto ou cópias digitalizadas de documentos em papel, o gerenciamento de documentos também pode incluir arquivos de áudio e vídeo, e -mails, faxes, relatórios, fotos, fontes, gráficos e outras imagens.
O software de gerenciamento de documentos foi criado no esforço para introduzir escritórios "sem papel". Após a percepção de que esse modelo de negócios era impossível de p.Os modelos Erfeitos e mais novos começaram a integrar o gerenciamento de documentos em papel e eletrônico. Como as organizações apresentam diversas necessidades, os sistemas de gerenciamento de documentos são projetados especificamente para atender a aspectos específicos da classificação e gerenciamento de informações.
Um exemplo é o setor bancário. Hoje em dia, em vez de enviar cheques cancelados, juntamente com extratos bancários, os bancos fazem cópias digitais em miniatura de cheques e as imprimem conforme necessário. O banco também mantém uma cópia para seus registros. As verificações reais podem ser destruídas ou mantidas em um local seguro para backup em caso de mau funcionamento do computador ou dados corrompidos.
Outro bom exemplo são as agências de publicidade. Em vez de usar espaço premium para manter os storyboards e os materiais de apresentação, esses itens podem ser transformados em dados digitais. Uma campanha de publicidade inteira pode ser transformada em alguns arquivos ou pastas armazenadas no computador, que CUm mais tarde será acessado, distribuído ou impresso conforme necessário.
O gerenciamento de documentos pode efetivamente simplificar qualquer ambiente de escritório. Ao classificar e armazenar convenientemente informações e torná -las facilmente acessíveis, esse processo ajuda os funcionários a trabalhar com mais eficiência. O gerenciamento de documentos economiza não apenas espaço e tempo, mas também dinheiro. Como é muito mais eficiente que os sistemas de arquivamento típicos, também pode reduzir o estresse no local de trabalho.