O que é gerenciamento de despesas?
O gerenciamento de despesas é um processo para acompanhar as despesas dos funcionários, ou no caso de trabalho autônomo, para gerenciar pessoalmente as despesas associadas aos negócios. Ter esses sistemas em funcionamento é importante para documentar as despesas adequadamente em registros como declarações fiscais, além de auditar os funcionários para garantir que eles cumpram as políticas da empresa sobre despesas. Várias empresas produzem software de gerenciamento de despesas para auxiliar nesse processo, facilitando o rastreamento correto das despesas.
Em empresas de qualquer tamanho, os funcionários podem incorrer em despesas em nome da empresa como parte de seu trabalho. Algumas empresas permitem que os funcionários façam isso com permissão, como quando um pequeno empresário envia um funcionário à loja de suprimentos de escritório para atender a uma necessidade específica. Outros podem fornecer aos funcionários contas de despesas, permitindo que eles usem fundos para fins pré-autorizados sem verificar primeiro. Nos dois casos, o gerenciamento de despesas é necessário.
Os funcionários enviam documentação para todas as despesas em que incorrem. Isso inclui uma análise detalhada, mostrando como eles gastaram o dinheiro e como ele se aplica aos negócios. As despesas podem incluir entretenimento ao cliente, alimentação e hospedagem em viagens de negócios, aluguel de carros, passagem aérea e assim por diante. A empresa pode auditar as despesas para garantir que estejam dentro de limites razoáveis, como o subsídio diário da empresa para refeições. Pessoas que reivindicam despesas excessivas ou incomuns podem estar sujeitas a um exame minucioso e podem ter seus privilégios revogados se a empresa considerar que suas despesas são abusivas.
O software pode facilitar o gerenciamento de despesas. Contadores ou pessoal de recursos humanos podem configurar perfis para cada funcionário para acompanhar as despesas. O software facilita a análise de histórico anterior, o rastreamento de alterações e a retirada de despesas relacionadas a eventos específicos. No caso de uma auditoria, o pessoal pode avaliar o perfil dos funcionários em busca de sinais de atividades fraudulentas, como recebimentos dobrados, reclamações de despesas comerciais quando os funcionários estavam em viagens pessoais e assim por diante.
Para indivíduos autônomos, o gerenciamento de despesas é importante para manter os custos baixos e rastrear as despesas adequadamente de impostos. Essas despesas podem ser tratadas como deduções fiscais, desde que a documentação seja mantida à mão e sejam adequadamente classificadas. Certas categorias de despesas, como entretenimento, estão sujeitas a um exame minucioso por parte das autoridades fiscais, e os programas de gerenciamento de despesas podem fornecer dicas e truques para reduzir a chance de uma auditoria fiscal, como sinalizar despesas que parecem desproporcionalmente altas em comparação com outras despesas ou renda.