O que é gerenciamento de despesas?
Gerenciamento de despesas é um processo para acompanhar as despesas dos funcionários ou, no caso de trabalho por conta própria, para gerenciar pessoalmente as despesas associadas à execução de negócios. Ter esses sistemas em vigor é importante para documentar as despesas adequadamente em registros como declarações fiscais, além de auditar os funcionários para garantir que eles cumpram as políticas da empresa sobre as despesas. Várias empresas produzem software de gerenciamento de despesas para ajudar nesse processo, facilitando o rastreamento corretamente de despesas.
Em empresas de qualquer tamanho, os funcionários podem incorrer em despesas em nome da empresa como parte de seu trabalho. Algumas empresas permitem apenas que os funcionários façam isso com permissão, como quando um pequeno empresário envia um funcionário para a loja de suprimentos do escritório para atender a uma necessidade específica. Outros podem fornecer aos funcionários contas de despesas, permitindo que eles usem fundos para fins pré -autorizados sem verificar primeiro. Nos dois casos, o gerenciamento de despesas é necessário.
Os funcionários enviam documentação parar Todas as despesas que eles incorrem. Isso inclui um detalhamento detalhado, mostrando como eles gastaram o dinheiro e como ele se aplica aos negócios. As despesas podem incluir entretenimento ao cliente, comida e moradia em viagens de negócios, aluguel de carros, passagem aérea e assim por diante. A empresa pode auditar as despesas para garantir que estejam dentro de limites razoáveis, como o subsídio diário da empresa para refeições. As pessoas que reivindicam despesas excessivas ou incomuns podem estar sujeitas a um exame minucioso e podem ter privilégios revogados se a empresa achar que suas despesas são abusivas.
O software pode facilitar o gerenciamento de despesas. Contadores ou pessoal de recursos humanos podem configurar perfis para cada funcionário rastrear as despesas. O software facilita o olhar para o histórico anterior, rastrear alterações e obter despesas relacionadas a eventos específicos. No caso de uma auditoria, o pessoal pode avaliar os perfis dos funcionários quanto a sinais de fraudulentoAtividade, como recibos duplos, reivindicações de despesas comerciais quando os funcionários estavam em viagens pessoais e assim por diante.
Para indivíduos autônomos, o gerenciamento de despesas é importante para manter os custos baixos e acompanhar adequadamente os impostos. Essas despesas podem ser tratadas como deduções fiscais, desde que a documentação seja mantida à mão e seja classificada adequadamente. Certas categorias de despesas, como entretenimento, estão sujeitas a um exame minucioso por parte das autoridades fiscais, e os programas de gerenciamento de despesas podem fornecer dicas e truques para reduzir a chance de uma auditoria tributária, como as despesas de sinalização que parecem desproporcionalmente altas em comparação com outras despesas ou receitas.