O que é suporte de front office?
O suporte de front office envolve uma série de tarefas que são necessárias para manter as operações diárias de uma empresa funcionando sem problemas. Essas tarefas geralmente incluem atender chamadas telefônicas de clientes para os departamentos adequados, responder perguntas de clientes, arquivar documentos, inserir dados em programas de software relevantes e processar transações financeiras. Vários tipos de trabalhos de suporte de front office são adaptados a diferentes empresas e organizações. Os departamentos médico, jurídico, educacional e de pequenas empresas têm responsabilidades únicas, embora o objetivo geral de um escritório central seja apresentar uma imagem profissional e eficiente da organização ao público.
Vários trabalhos de front office incluem os de funcionários, recepcionistas e assistentes administrativos. Esses trabalhos geralmente vêm com níveis variados de responsabilidade, dependendo da experiência e educação dos funcionários, e os deveres associados às vezes podem se sobrepor à equipe de front office em pequenas organizações. Os caixeiros de arquivos geralmente são responsáveis por manter registros organizados de documentos impressos e inserir as informações atuais do cliente nos programas de banco de dados ou planilha eletrônica. Os recepcionistas cumprimentam principalmente os clientes que entram no escritório e atendem as chamadas telefônicas recebidas, e também costumam transferir chamadas para outros departamentos por meio de um sistema telefônico com várias linhas. Os assistentes administrativos podem executar essas tarefas de arquivamento e atendimento ao cliente, além de organizar as agendas diárias de seus empregadores e processar uma variedade de documentos.
Dependendo do tamanho e dos recursos de uma determinada empresa, a equipe de suporte do front office também pode ser responsável por alguns tipos de transações financeiras do cliente. Eles podem processar pagamentos com cartão de crédito por produtos ou serviços e emitir recibos aos clientes por esses pagamentos. Algumas organizações que terceirizam o processamento da folha de pagamento podem exigir que um de seus funcionários de suporte administrativo retire os cheques concluídos da empresa de folha de pagamento. Às vezes, esse funcionário é responsável por distribuir os cheques para o restante do escritório em tempo hábil.
Como um sistema de suporte de front office é uma parte importante de qualquer organização, muitas empresas realizam uma análise de front office em intervalos regulares. Esse tipo de estudo de controle de qualidade examina a eficiência, organização e profissionalismo da equipe de front office e formula maneiras de fazer as melhorias necessárias. Os resultados de uma análise do front office às vezes formam a base da promoção e aumentam as decisões de pagamento para os funcionários do front office. A equipe de suporte do front office que recebe críticas positivas de uma análise geralmente é capaz de interagir bem com os clientes, trabalhar em equipe e executar suas tarefas com poucos ou nenhum erro.