O que é gerenciamento de faturas?
Gerenciamento de fatura é uma função de negócios interna responsável pelo gerenciamento de documentos de fornecedores ou fornecedores. As faturas representam um documento de origem em contabilidade. Os documentos de origem descrevem informações específicas relacionadas a uma transação financeira. Os fornecedores geralmente fornecem serviços externos, como manutenção, serviços públicos, suprimentos de escritório ou publicidade para empresas. Os fornecedores representam empresas que fornecem aos negócios recursos econômicos. Os recursos econômicos incluem as matérias -primas e a mão -de -obra direta necessária para produzir bens ou serviços de consumo. As empresas usam processos de gerenciamento de faturas para garantir que fornecedores e fornecedores recebam pagamento em tempo hábil. Os pedidos de compra representam as informações internas da Companhia que fornecem uma autorização específica de indivíduos para comprar itens de fornecedores ou fornecedores. Duas cópias de pedidos de compra geralmente existem em uma empresa. Um é sOT ao fornecedor ou fornecedor e um é mantido no departamento de contabilidade da empresa. Este documento entra em jogo posteriormente durante o processo de gerenciamento de faturas.
As empresas que usam software de tecnologia de negócios podem usar cópias eletrônicas de pedidos de compra. Em vez de manter uma cópia em papel em um arquivo, as empresas podem digitalizar essas informações em um banco de dados do servidor. Isso permite que os indivíduos revisem ou recuperem o pedido de compra, conforme necessário. O software comercial também pode aumentar a precisão das informações do pedido de compra.
O segundo documento no sistema de gerenciamento de fatura de três vias é o tíquete de recebimento. O bilhete de recebimento e indica que todos os bens ou serviços foram recebidos pela empresa de acordo com o pedido de compra. Os ingressos recebidos geralmente são de responsabilidade do armazém ou da equipe administrativa da empresa. Uma cópia do pedido de compra e do bilhete de recebimento é enviada para umCCONTRA PARA FINALIZAR O PAGAMENTO DE FATURA.
Muitos fornecedores e fornecedores oferecem aos clientes 30 dias para pagar antes de avaliar taxas e juros sobre saldos não pagos. Os funcionários de contas a pagar arquivarão o ticket de recepção e o pedido de compra em um arquivo pendente. Ao receber a fatura final do fornecedor solicitando pagamento, o funcionário da contagem a pagar corresponderá a todos os três documentos para garantir que as informações correspondam. Combinando as informações de cada documento é o ponto crucial do sistema de gerenciamento de faturas de três vias. As empresas raramente pagam fornecedores ou fornecedores se os documentos não corresponderem. Depois que o processo de contas a pagar estiver concluído, os funcionários cortarão um cheque para a fatura, solicitarão assinatura do proprietário ou gerente apropriado e enviam o cheque.
As empresas podem usar sistemas personalizados de gerenciamento de faturas. Os empresários e gerentes desenvolverão um sistema que melhor suporta suas funções de back office e contabilidade. Organizações maiores que recebem várias centenas de faturas a cada mês podem desejar um simSistema de Plero do que a partida de três vias. O gerenciamento de faturas não exige que todas as empresas usem o mesmo sistema.