O que é processamento de fatura?
O processamento da fatura é uma série de procedimentos para lidar com faturas para garantir que sejam pagas em tempo hábil. As empresas individuais geralmente têm seus próprios sistemas de processamento, envolvendo membros da equipe de contabilidade, bem como supervisores e outros funcionários. O software para ajudar no processamento da fatura está disponível para otimizar o processo, facilitar a localização de registros e fornecer acesso rápido às faturas excelentes atuais.
O processo começa com a entrega de uma fatura por fax, email, e -mail ou outro sistema. Um membro da equipe de contabilidade precisa abrir e revisar a fatura para decidir como proceder. Pode ter um número de pedido de compra, indicando que a pessoa encarregada desse pedido de compra deve verificar. Isso pode envolver verificar a fatura em relação aos itens reais recebidos e verificar se uma pessoa aprovou a compra em primeiro lugar. Se nenhum número de pedido de compra estiver presente, o contador deve examinar o documento para determinar que tipo de produtoou serviço está em discussão.
Nos sistemas de processamento de faturas eletrônicas, as pessoas podem registrar os dados da fatura, incluindo o fornecedor de origem, detalhes, data de vencimento e assim por diante, criando uma entrada rastreável de banco de dados. Os supervisores contábeis podem solicitar listas de faturas pendentes classificadas por data de vencimento e outros parâmetros. Depois que um contador aprova o pagamento, os fundos podem ser despachados com cheque, transferência de fundos eletrônicos e outros métodos, usando as informações do fornecedor em arquivo. Se um fornecedor for novo, o departamento de contabilidade poderá precisar fazer contato para coletar informações se os dados de cobrança não estiverem concluídos.
As empresas registram seus pagamentos por cheque ou número de confirmação, dependendo de como enviar fundos, para criar um registro mostrando quando e como fizeram um pagamento. Depois que o dinheiro é enviado, o departamento de contabilidade pode observar que a fatura é paga e movê -la para fora da coluna de contas a pagar em therdeiro ledgers. Se surgir uma disputa sobre pagamentos, esses registros estarão disponíveis para revisão para descobrir onde um pagamento foi perdido e como resolver o problema.
O número de etapas envolvidas no processamento da fatura pode variar, dependendo da empresa e dos sistemas que ela usa. Failsafes são incorporados para evitar problemas como pagamentos duplos, pagando compras não autorizadas ou falha em pagar uma fatura dentro dos termos atribuídos. Em uma pequena empresa, uma única pessoa pode ser responsável por esses pagamentos, enquanto empresas maiores podem ter um departamento de contas inteiras responsáveis por lidar com todo o processamento de faturas, para todos os fornecedores de fornecedores de serviços públicos para subcontratados que uma empresa usa em projetos específicos.