O que é gerenciamento de projetos enxuto?

O gerenciamento de projetos enxuto procura focar o gerenciamento de projetos no corte de elementos não essenciais. O objetivo é reduzir custos, eliminar gargalos e melhorar a produtividade geral. Como subproduto, o próprio gerenciamento geralmente é otimizado.

Os projetos de racionalização tiveram origem no Japão durante os anos 80. John Krafcik cunhou o termo "manufatura enxuta" em 1988 para demonstrar medidas tomadas para melhorar a produtividade. Nos anos 90, isso foi aplicado à indústria da construção por pensadores como Lauri Koskela. Desde então, a ideia permeou todos os tipos de gerenciamento de projetos.

O gerenciamento tradicional de projetos é dividido em várias fases, incluindo iniciação, planejamento, pesquisa e desenvolvimento e produção. Além disso, existe um sistema de controle para monitorar cada fase. Tais projetos tendem a manter diferentes departamentos ou equipes separados um do outro. Eles também são propensos a desvios da estrutura de fases e falhas de comunicação.

O gerenciamento enxuto de projetos, por outro lado, procura corrigir erros comuns no gerenciamento tradicional de projetos. Um equívoco comum entre os gerentes de projeto é que o gerenciamento enxuto leva ao abandono dessas fases. O gerenciamento enxuto, na verdade, adere mais a essas fases. Isso força a equipe do projeto a criar planos mais fortes sem desvio.

Para manter o rigor do ciclo, algumas empresas perceberam que precisavam incentivar a colaboração entre equipes. Isso se tornou um componente-chave do gerenciamento de projetos enxuto. Primeiro, todas as partes interessadas no projeto participam da fase de iniciação do projeto. Isso significa que todos estão na mesma página quando a próxima fase começar.

Em seguida, designers e produtores trabalham juntos em pesquisa e desenvolvimento, além de produção. Ao participar da produção, é mais provável que os designers façam projetos práticos. Isso reduz o tempo necessário para redesenhos. Também reduz os laços de comunicação entre a gerência, os designers e a equipe de produção, porque todos estão fisicamente no mesmo espaço.

Um componente essencial de toda a racionalização nos negócios é a redução de custos, e o gerenciamento enxuto não é diferente. A maioria dos gerentes de projeto procura identificar os materiais necessários para um projeto o mais cedo possível. A maioria dos projetos, no entanto, é propensa a mudanças no design e nos materiais. Ao comprar com antecedência, a equipe do projeto realmente gasta demais materiais e cria muito desperdício.

Em comparação, o gerenciamento de projetos enxuto visa bloquear pedidos de materiais no último momento razoável. Isso significa dar ao departamento de pesquisa e desenvolvimento o máximo de tempo possível para finalizar os projetos, mas evita criar uma lacuna enorme entre desenvolvimento e produção. Dessa forma, apenas os materiais necessários são comprados. Também é mais provável que sejam comprados nas quantidades corretas.

O elemento de controle do gerenciamento de projetos também faz parte do gerenciamento enxuto de projetos. O monitoramento no local reduz os loops de comunicação e aumenta a produtividade. Os gerentes de projeto podem instigar os ciclos de PDCA (planejamento, verificação, ajuste) em todos os elementos do projeto para aprender com os erros. Isso também ajuda a manter o projeto focado e evita desvios do objetivo principal.