O que é papelada?
Papelada é um termo geral para os diversos formulários, faturas, listas, currículos e trabalhos que precisam ser concluídos em todos os negócios. Embora os computadores tenham eliminado parte da papelada, como memorandos de papel, na maioria dos casos, ainda são necessários formulários e outros papéis na maioria dos escritórios. Em muitos escritórios, os mesmos documentos podem ser manuseados e processados por muitas pessoas antes de serem arquivados, armazenados ou triturados.
Muitos especialistas em eficiência de escritório aconselham que cada pedaço de papel vá para onde precisa ir imediatamente para ser manuseado por esse departamento ou pessoa. Depois de ler e trabalhar com cada pedaço de papel, ele pode ser arquivado, desfiado, jogado fora, reciclado ou pendurado em um quadro de avisos. A papelada que ainda é necessária para concluir pode ser mantida em uma bandeja em camadas. As bandejas devem ser rotuladas para evitar pilhas de papéis misturadas nas bandejas.
A maneira clássica de rotular as bandejas ou cestas em um suporte de papelada de vários níveis de mesa é com as palavras entrando e saindo . A cesta de entrada é para documentos recebidos que precisam ser concluídos e a cesta de saída contém documentos que terminaram. Alguns funcionários de escritório ainda rotulam suas bandejas dessa maneira, enquanto outros podem renunciar completamente às etiquetas. Alguns trabalhadores não usam bandejas de várias camadas para papelada, mas podem usar arquivos suspensos para armazenar papéis em uma gaveta profunda da mesa.
Alguns trabalhadores parecem manter a maior parte de sua papelada em uma mesa, mas a maioria dos especialistas em organização de negócios sugere apenas ter o projeto mais atual na área de trabalho. Outros projetos de papelada podem ser armazenados em bandejas ou arquivos para facilitar a referência. Ter que procurar em documentos desorganizados para encontrar algo pode reduzir a produtividade.
Os tipos de trabalho em papel comuns à maioria das empresas incluem formulários, relatórios, registros legais, resumos de projetos, avaliações de funcionários, faxes, cartas, relatórios de remessa, pedidos e faturas. Muitas empresas usam pedidos e faturas de computador, além de emails em vez de cartas. No entanto, a maioria das empresas imprime cópias para outros departamentos, como o departamento de contabilidade. Alguns escritórios podem ser praticamente sem papel, mas muitos ainda estão trabalhando para chegar a esse ponto. Atualmente, a maioria das empresas recicla sua papelada sempre que possível e as caixas de reciclagem de papel são comuns nos escritórios de hoje.