O que é serviço de folha de pagamento?

Geralmente, os funcionários são pagos a uma taxa fixa, a cada hora ou salário. Nos Estados Unidos, os empregadores são obrigados a pagar Seguro Social, Medicare, compensação trabalhista, impostos estaduais, federais e, muitas vezes, locais para cada funcionário. Um empregador também deve deduzir uma parte desses impostos e outras taxas do salário dos funcionários, e todas essas transações devem ser registradas para fins de auditoria e impostos.

Um serviço de folha de pagamento é uma empresa que, mediante taxa, administra todas essas funções de forma independente, liberando o tempo do proprietário da empresa para assuntos mais importantes. Depois que uma conta é estabelecida, o empregador simplesmente fornece ao serviço de folha de pagamento uma lista de todos os funcionários, as horas em que trabalhavam e quaisquer variações. Esses dados são processados ​​e os fundos são transferidos do banco do empregador para a conta do serviço de folha de pagamento. Os funcionários são pagos com cheque padrão ou depósito direto. O empregador recebe relatórios de folha de pagamento e impostos.

Um serviço de folha de pagamento geralmente oferece outros serviços também. Os empregadores podem passar a gestão dos serviços de administração de benefícios e aposentadoria da empresa. Férias e folgas também podem ser rastreadas. Alguns serviços de folha de pagamento ainda oferecem a opção de gerenciar os pagamentos de impostos do empregador, lidar com questões de tempo e gerenciamento de mão-de-obra, ajudar no cumprimento de impostos, gerenciar despesas e até assistência pré-triagem. Um serviço de folha de pagamento também lida rotineiramente com a documentação necessária para o depósito direto dos salários dos funcionários. As taxas dos serviços de folha de pagamento variam de acordo com o tamanho da conta e os tipos de serviços prestados. Normalmente, há uma taxa por pessoa, mais uma taxa por cheque emitido.

A primeira empresa de serviços de folha de pagamento foi fundada em 1949 pelo ex-senador de Nova Jersey, Frank Lautenberg, e pelos irmãos Henry e Joseph Traub. Inicialmente denominada Folha de Pagamento Automática, a empresa ofereceu serviços simples de folha de pagamento usando uma calculadora eletromecânica e uma máquina de contabilidade Comptometer. As folhas de pagamento automáticas, que mais tarde foram renomeadas para processamento automático de dados (ADP), acompanharam a tecnologia. A ADP tornou-se pioneira no uso da contabilidade computadorizada, começando com cartões perfurados e terminando com a tecnologia mais sofisticada do setor.

A ADP cresceu adquirindo empresas menores de folha de pagamento e, finalmente, tornou-se pública em 1961. A empresa continuou a crescer e é reconhecida como líder no setor de serviços de folha de pagamento, com mais de 500.000 clientes e uma equipe de mais de 40.000 pessoas. Hoje, o ADP lida não apenas com o serviço de folha de pagamento, mas também com uma variedade de serviços de corretagem e revendedor.

O sucesso do ADP serviu como modelo de negócios de serviços de folha de pagamento, e esse conceito continua a evoluir com melhorias na tecnologia. Hoje, muitos serviços de folha de pagamento interagem com seus clientes diretamente pela Internet. Um cliente pode simplesmente inserir dados da folha de pagamento em seu portal da Web e a transação é processada imediatamente. O cliente tem acesso a todos os registros da folha de pagamento e do pessoal, e essas informações podem ser atualizadas quando necessário. Os relatórios podem ser acessados ​​rapidamente, simplificando as tarefas corporativas da folha de pagamento e eliminando erros dispendiosos.

A proliferação do serviço informatizado da folha de pagamento levou a alguns casos de fraude e roubo total de fundos. Portanto, é fundamental fazer alguma pesquisa para garantir que uma determinada empresa de serviços de folha de pagamento seja respeitável e confiável. Afinal, essa empresa terá acesso aos registros mais confidenciais de uma empresa, incluindo sua conta bancária. Além disso, se um serviço de folha de pagamento falhar no pagamento de impostos dentro do prazo, a empresa será responsabilizada e multada em conformidade. Como esses casos geralmente são raros, os benefícios do uso de um serviço de folha de pagamento superam qualquer um dos riscos.