O que é a política de compras?
Uma política de compras é simplesmente as regras e regulamentos estabelecidos para governar o processo de aquisição de bens e serviços necessários para uma organização funcionar de maneira eficiente. O processo exato procurará minimizar as despesas associadas à compra desses bens e serviços, usando estratégias como compra por volume, estabelecimento de uma lista de fornecedores e estabelecimento de protocolos de reabastecimento que ajudam a manter os estoques baixos, sem comprometer a função da empresa. Operação. Pequenas e grandes empresas, bem como organizações sem fins lucrativos, utilizam rotineiramente algum tipo de política de compras.
Não existe uma maneira correta de estabelecer uma política de compras. Fatores como o tamanho dos negócios, a disponibilidade dos fornecedores para fornecer os bens e serviços necessários e o fluxo de caixa e crédito da empresa geralmente influenciarão a abordagem de compras. Também é provável que o tamanho da empresa faça diferença na formação da política de compras, na medida em que uma pequena empresa pode não ser capaz de comandar os descontos de compra por volume que uma grande empresa pode gerenciar com relativa facilidade.
Da mesma forma, as circunstâncias e os objetivos financeiros da empresa ou entidade influenciam a seleção dos sistemas de compras. Alguns sistemas são processos manuais simples que usam métodos mais antigos, como um sistema de flip card para rastrear compras, emissão de itens para vários departamentos e um registro contínuo de inventário usado para planejar compras futuras. Hoje, os sistemas eletrônicos possibilitam o rastreamento automático de todas essas funções, incluindo a geração automática de requisições e pedidos de compra quando os níveis de um determinado item de estoque caem para um determinado nível.
O e-procurement é uma maneira comum de fazer e rastrear pedidos hoje. Os fornecedores estabelecem conexões de rede com os clientes que possibilitam interline com quaisquer programas de compras usados pelo cliente e fazem pedidos automaticamente, usando a Internet para estabelecer a conexão. Programas desse tipo também possibilitam rastrear rapidamente o atendimento de pedidos, datas de entrega e até revisar quaisquer contratos de compras atualmente em vigor.
Se a política de compras envolve o estabelecimento de procedimentos de compras na construção ou governa as compras feitas por um fabricante ou instituição de caridade, uma política sólida beneficiará a organização mantendo os custos alinhados e definindo claramente como as compras serão feitas. À medida que as necessidades da entidade mudam, há uma boa chance de que a política de compras seja ajustada para atender a essas novas circunstâncias. Isso é necessário para garantir que a política continue a funcionar no melhor interesse da empresa ou organização sem fins lucrativos e manter o processo de aquisição simples e ordenado.