O que é gerenciamento de pedidos de compra?
O gerenciamento de pedidos de compra é uma função de contabilidade comercial interna. As empresas usam um processo de compra para adquirir inventários, ativos operacionais e outros itens necessários para produzir bens ou serviços. Os pedidos de compra representam um documento interno que fornece autorização específica para a compra de diferentes recursos. As empresas maiores geralmente têm um processo de pedido de compra mais bem definido do que empresas menores. As grandes empresas criam políticas de gerenciamento de pedidos de compra para garantir que os funcionários sigam procedimentos operacionais padrão para esse processo. Proprietários de empresas, diretores e gerentes de nível executivo geralmente permitem que os gerentes operacionais aprovem os pedidos de compra para seu departamento. Os pedidos de compra para valores significativos em dólares, como vários milhares de dólares, são os únicos pedidos de compra que precisam de autorização de um executivo. Proprietários de empresas e gerentes executivos delegam este umA possibilidade de garantir que as operações comerciais da empresa possam continuar sem supervisão excessiva.
As empresas podem usar um sistema de gerenciamento de pedidos de compra que requer uma revisão de vários fornecedores ou fornecedores. Esse requisito garante que a empresa obtenha o menor custo possível para os recursos econômicos. As empresas de fabricação, produção e construção geralmente usam um sistema de pedidos de compra de oferta/proposta. Um sistema de oferta/proposta permite que fornecedores e fornecedores apresentem uma empresa com informações específicas relacionadas a compras de recursos econômicos. Fornecedores e fornecedores delinearão o custo de cada item, processo de entrega disponível e tempo necessário para concluir todos os serviços listados na proposta/proposta. Esse processo alivia a empresa de fazer quantidades abundantes de trabalho de pés relacionados à aquisição de recursos econômicos.
Grandes empresas geralmente têm um departamento de compras apenas responsável por adquirir res ResesOurces. Este departamento pega o pedido de compra autorizado e o envia ao fornecedor ou fornecedor. O Departamento de Compras analisa a disponibilidade de mercadorias para garantir que o fornecedor possa concluir todas as obrigações contratuais no pedido de compra. Questões de acompanhamento ou alterações no pedido de compra podem ser enviadas ao gerente operacional para sua aprovação. O departamento de compras é simplesmente uma função intermediária que lida com o processo de pedido no sistema de gerenciamento de pedidos de compra.
Depois que os bens ou serviços forem recebidos ou concluídos, fornecedores e fornecedores enviarão uma fatura à empresa para solicitar o pagamento. Isso começa o processo final do sistema de gerenciamento de pedidos de compra. A fatura é revisada pelo departamento de contabilidade da empresa. No departamento de contabilidade, as contas a pagar são responsáveis por revisar a documentação do pedido de compra e emitir pagamentos. Muitas empresas usam um sistema de match de três vias. Clerks de contas a pagar revisarão o pedido de compra interno contraA documentação receptora e as faturas do fornecedor. As empresas apenas emitirão pagamentos quando todas as três peças de papelada correspondem. Os funcionários contábeis inserirão as informações no software de contabilidade da Companhia, imprimirão um cheque e terão um sinal de assinante autorizado no pagamento de emissão ao fornecedor.