O que é aquisição de serviços?
A aquisição de serviços é o processo de identificação, avaliação e obtenção de diferentes tipos de serviços que são importantes para a operação geral de uma empresa. Em muitos casos, esse processo de compras é conduzido usando recursos internos. No entanto, as empresas também podem utilizar sistemas de compras e consultores para localizar e contratar os serviços de que precisam.
Existem muitos tipos diferentes de serviços que uma empresa pode precisar para funcionar corretamente. A proteção de serviços de comunicação, como telefone, longa distância, celular e serviços da Internet, geralmente é importante para empresas de todos os tamanhos. Além disso, uma empresa pode contratar outros serviços, como manutenção de computadores e servidores, marketing e relações públicas e serviços de impressão em massa e correspondência.
Nas grandes corporações, um departamento central de compras geralmente lida com o processo de aquisição de serviços. Esse departamento é responsável por encontrar fornecedores em potencial que possam fornecer os serviços necessários, comparar seus serviços com os de seus concorrentes e negociar os melhores termos possíveis. Os agentes e gerentes de compras geralmente têm autoridade para celebrar contratos de compra e venda com os fornecedores, desde que atendam às normas e regulamentos da empresa. Quando um departamento de compras faz parte da estrutura corporativa, todos os outros departamentos enviam suas solicitações de novos serviços a um agente de compras, em vez de procurar serviços por conta própria.
Às vezes, empresas menores gerenciam a aquisição de serviços concedendo aos chefes de departamento a autoridade para buscar serviços por conta própria. Nesse cenário, o chefe do departamento geralmente tem o primeiro contato com um possível fornecedor. Uma vez determinado que a empresa se beneficiaria da criação de uma relação de trabalho com o fornecedor, um tomador de decisão central, como o proprietário ou o presidente da empresa, compromete a empresa a um contrato de compra e venda com o fornecedor.
Uma terceira alternativa na aquisição de serviços é terceirizar a função para um representante ou consultor. O consultor avalia as necessidades de seu cliente e, em seguida, identifica os possíveis fornecedores para fornecer os serviços necessários ou desejados. Com essa abordagem, o consultor lida com toda a triagem e qualificação dos fornecedores. Muitas vezes, isso também inclui a negociação do melhor contrato de serviço possível em nome do cliente. No entanto, os consultores raramente conseguem se comprometer com um contrato para seus clientes. Em vez disso, o cliente deve assumir esse compromisso depois de conferir com o consultor.
A aquisição de serviços, em todas as suas formas, tem como objetivo obter serviços comerciais da mais alta qualidade ao menor preço possível. Quando conduzido de maneira lógica e responsável, um processo de aquisição desse tipo pode economizar muito em qualquer empresa. Para esse fim, existem várias oportunidades educacionais, incluindo seminários e workshops, que podem ajudar os profissionais de compras a aprimorar suas habilidades para se engajarem na tarefa de aquisição de serviços com eficiência.