O que é análise de gastos?
Análise de gastos é um método usado pelas empresas para acompanhar como o dinheiro está sendo gasto pela empresa, com o objetivo final de diminuir os gastos. Informações sobre fornecedores, compras e pedidos são organizadas e analisadas para padrões. Devido às enormes quantidades de informações envolvidas, a maioria das empresas usa software especializado para executar a análise de gastos.
O processo de coleta e análise de dados é mais difícil do que aparece pela primeira vez. Para que a análise de gastos seja eficaz, todos os aspectos dos padrões de gastos de uma empresa devem ser levados em consideração. Essas informações geralmente são armazenadas em sistemas de computador discretos em cada divisão da empresa. As divisões podem ser separadas pela distância e pela linguagem. Reunir todos esses dados e organizá -los em um formato utilizável exige uma grande despesa de tempo e dinheiro.
Grande parte da complexidade pode ser removida usando o software para facilitar a análise de gastos. O primeiro software de análise de gastos foi criado no início dos anos 2000.Embora ainda seja muito caro, o software remove a necessidade do trabalho humano e cria uma interface fácil para acessar as informações resultantes.
O software funciona extraindo dados dos sistemas de manutenção de registros existentes. Estas podem ser planilhas simples, dados do armazém ou outras fontes. Esses dados são então limpos, o que significa que a formatação é padronizada, os registros duplicados são mesclados e os detalhes ausentes são encontrados. O software classifica os dados de acordo com os padrões e padrões do setor especificados pela empresa. Os especialistas em compras podem então acessar os dados para relatórios e análise.
Um aspecto importante da análise de gastos é avaliar fornecedores. A análise de gastos pode mostrar quais fornecedores estão recebendo o máximo de dinheiro da empresa. A empresa pode usar essas informações para negociar para melhores ofertas ou renemogotar contratos. A maioria das empresas tem fornecedores preferidos,Fornecedores que oferecem o melhor serviço ou preços reduzidos para a compra a granel. A análise pode revelar que suprimentos ou serviços atualmente sendo adquiridos de um fornecedor não preferido podem ser comprados de um fornecedor preferido por menos.
A empresa também pode estar comprando suprimentos ou serviços semelhantes de vários fornecedores. Isso é conhecido como mercadoria fragmentada. O dinheiro pode ser economizado, fazendo uma grande compra de um único fornecedor, em vez de uma série de pequenas compras de vários fornecedores.
A análise de gastos também ajuda a identificar os gastos com Maverick. Isso ocorre quando são feitas compras que não são cobertas pelo contrato. Sem um contrato, a empresa recebe o preço total, em vez do preço negociado especificado por um contrato permanente com um fornecedor preferido. Esse tipo de gasto pode custar muito dinheiro a uma empresa ao longo do tempo.