Qual é a melhor maneira de organizar arquivos?
Manter a papelada em ordem pode ajudá-lo a encontrar papéis quando precisar deles, sem ter que procurar por toda parte. Algumas pessoas podem não ter tempo para organizar os arquivos porque não sabem por onde começar, mas é importante manter tudo em ordem e organizado. Embora a organização de arquivos possa parecer improvável, especialmente se você estiver vendo um gabinete de arquivos transbordando, é muito possível.
Há quem não saiba ao certo quanto tempo deve guardar seus papéis. Desde que seus documentos sejam essenciais para fins tributários, é importante mantê-los entre janeiro e os impostos terminados no ano seguinte. Após a conclusão de seus impostos, seu contador pode informar quanto tempo mais você deve manter a papelada. Os documentos referentes a seus impostos, registros médicos, contas de aposentadoria e poupança e registros de moradia devem ser mantidos permanentemente. Papéis relevantes para seus itens caros, como jóias, carros e antiguidades, também devem ser mantidos permanentemente. Extratos de cartão de crédito que você pode manter por sete anos e contas de serviços públicos que você pode manter por cerca de um ano.
Quando você deseja organizar arquivos, você pode economizar muito tempo e espaço se se livrar do que não precisa. Coloque cada papel em uma pilha com outros papéis correspondentes e o que você não deseja colocar em outra pilha para destruir. Depois de reduzir o tamanho, você sabe exatamente quanto espaço você precisa para seus arquivos.
As pastas Manila são úteis na hora de organizar arquivos. Escreva na guia o conteúdo de cada pasta e coloque-as em ordem alfabética. Arquive os papéis contidos em cada pasta em ordem de data, por exemplo, coloque os papéis mais antigos na parte de trás e os mais novos na frente. Não é apenas mais fácil encontrar o que você precisa, mas também para quando você precisa limpar as pastas.
Arquivos em papel não são os únicos que podem ficar desorganizados; arquivos digitais também podem. Para saber o que você precisa organizar, percorra todas as áreas do seu computador e limpe os arquivos que não são mais necessários, sejam fotos ou documentos. Se você ainda deseja os arquivos, considere transferi-los para uma chave de memória USB ou para um CD em branco.
Para organizar arquivos, você deve designar um local específico para cada um deles. Assim como você faria com arquivos em papel, crie pastas individuais no computador de acordo com categorias específicas. Por exemplo, agrupe seus projetos de trabalho em uma pasta e fotos de determinadas férias em família em outra e identifique-as de acordo. Se você precisar deles ou decidir que deseja excluí-los no futuro, você sabe exatamente onde encontrá-los. Para garantir que tudo permaneça organizado, lembre-se de rotular corretamente cada arquivo digital que você salvar e colocá-lo na pasta correspondente.
Ter arquivos não sistemáticos pode levar você a ficar frustrado e frustrado, mas se você organizá-los uma vez, poderá não precisar executá-los novamente. Mantê-los organizados continuamente impedirá que você tenha que passar algum tempo passando pelo processo inicial de organização novamente. Dedicar um tempo para organizar os arquivos pode resultar na capacidade de encontrar o que você precisa quando precisa, sem um processo exaustivo de pesquisa. Além disso, ter seus arquivos organizados em um único local impedirá que eles se transformem em lixo que transborda para o resto da sua casa.