Qual é a melhor maneira de organizar arquivos?

Manter a papelada em ordem pode ajudá -lo a encontrar papéis quando precisar deles sem precisar pesquisar tudo. Algumas pessoas podem não reservar um tempo para organizar arquivos porque não sabem ao certo por onde começar, mas é importante manter tudo em ordem e organizar. Embora ter arquivos organizados possa parecer improvável, especialmente se você estiver procurando um gabinete de arquivos transbordando, é muito factível.

Existem aqueles que podem não ter certeza de quanto tempo devem manter seus papéis. Enquanto seus documentos forem essenciais para fins fiscais, é importante manter -os em janeiro até que seus impostos sejam concluídos no ano seguinte. Após a conclusão de seus impostos, seu contador pode aconselhar quanto tempo você deve manter a papelada. Documentos sobre seus impostos, registros médicos, contas de aposentadoria e poupança e registros de moradia devem ser mantidos permanentemente. Documentos relevantes para seus itens caros, como jóias, carros e antiguidades, também devem ser mantidos permanentemente. CréditoDeclarações de cartões que você pode querer manter por sete anos e as contas de serviços públicos que geralmente podem manter por cerca de um ano.

Quando você deseja organizar arquivos, você pode economizar muito tempo e espaço se se livrar do que não precisa. Coloque cada artigo em uma pilha com outros papéis correspondentes e o que você não quiser colocar em outra pilha para rasgar. Depois de reduzir o tamanho, você sabe exatamente quanta espaço você precisa para seus arquivos.

As pastas

Manila são úteis quando chega a hora de organizar arquivos. Escreva na guia O que cada pasta contém e coloque as pastas em ordem alfabética. Arquive os documentos contidos em cada pasta em ordem de data, por exemplo, coloque os papéis mais antigos na parte traseira e os mais novos na frente. Isso não é apenas mais fácil para encontrar o que você precisa, mas para quando você precisa limpar as pastas também.

Arquivos em papel não são os únicos arquivos que podem ser não organizados; digitalOs arquivos também podem. Para saber o que você precisa organizar, analise todas as áreas do seu computador e limpe os arquivos que você não precisa mais, sejam imagens ou documentos. Se você ainda quiser os arquivos, considere transferi -los para uma chave de memória USB ou para um CD em branco.

Para organizar arquivos, você deve designar um ponto específico para cada um deles. Assim como faria com os arquivos em papel, faça pastas individuais no computador de acordo com categorias específicas. Por exemplo, agrupe seus projetos de trabalho em uma pasta e fotos de algumas férias em família em outra e rotule -as de acordo. Se você precisa deles ou decidir que deseja excluí -los no futuro, você sabe exatamente onde encontrá -los. Para garantir que tudo permaneça organizado, lembre -se de rotular corretamente cada arquivo digital que você salva e colocá -lo na pasta correspondente.

Ter arquivos não sistemáticos pode levá -lo a ficar cansado e frustrado, mas se você os organizar uma vez, poderá nãoAve para fazê -los novamente. Mantê -los organizados continuamente impedirá que você precise gastar tempo passando pelo processo de organização inicial novamente. Reservar um tempo para organizar arquivos pode resultar em você poder encontrar o que precisa quando precisar sem um processo de pesquisa exaustiva. Além disso, ter seus arquivos organizados em um só lugar impedirá que se tornem desordem que transborda no resto da sua casa.