Qual é o processo de gerenciamento de documentos?
O processo de gerenciamento de documentos é um sistema no qual os documentos são organizados e armazenados para referência futura. Esse processo pode ser rudimentar, como quando alguém coloca recibos em uma caixa de sapatos com pouca ou nenhuma organização. O processo também pode ser altamente sofisticado, como quando uma corporação desenvolveu um conjunto complexo de scanners para coletar, organizar e dominar informações extraídas de formas pré-projetadas que recebem números de referência antes de serem catalogados e arquivados em armazéns. Em ambos os casos, os elementos básicos do gerenciamento de documentos foram promulgados. Na maioria dos casos, o gerenciamento de documentos é empregado porque o indivíduo ou a empresa planeja usar ou deve explicar a necessidade futura das informações dos documentos. As informações nesses documentos geralmente podem ser unificadas ou agrupadasding para algum tipo de necessidade ou propósito, como contabilidade, histórico ou conformidade regulatória.
Em pequena escala, qualquer contribuinte individual aplica o processo de gerenciamento de documentos ao organizar documentos fiscais para o arquivamento anual. Em geral, os documentos necessários para o ano serão agrupados em um local fácil de encontrar, como uma pasta em um gabinete. A unidade dos documentos, como recebimentos, projetos de lei, contribuições e formulários fiscais, consiste no requisito geral de concluir um formulário de imposto anual e ter a documentação necessária para apoiar as entradas no formulário de imposto. Quando a devolução é apresentada e a documentação de apoio é anexada, o pacote resultante de informações e documentos é frequentemente colocado com declarações fiscais do ano anterior, organizadas de acordo com o ano. Esta é uma forma básica de gerenciamento de documentação.
O gerenciamento de documentos também pode ser complexo, envolvido, multi-pastpped ecaro. Particularmente com grandes empresas que coletam informações do consumidor, o gerenciamento eficaz de documentos é fundamental. Por exemplo, uma instituição financeira geralmente tem um investidor completo envolvido, documentação rigorosa antes do investimento. A instituição pode ser exigida pelas autoridades regulatórias não apenas para coletar informações específicas do cliente, mas para organizar as informações de uma certa maneira e manter a documentação em um formato acessível por um período de tempo especificado. Consequentemente, essa instituição pode empregar um processo complexo de gerenciamento de documentos.
Nesse exemplo, uma vez que a empresa recebe a documentação inicial, o formulário de cópia impressa pode ser digitalizada em uma imagem digital e enviada a uma rede de bancos de dados de computador para a coleção e organização de informações. A cópia impressa pode então receber um número de referência, colocado em uma caixa de acordo com um carimbo de data e hora e enviado a um armazém que emprega seu próprio conjunto de processos de gerenciamento de documentos. No eventoA cópia impressa é necessária para esclarecer uma disputa ou satisfazer um requisito regulatório, pode ser facilmente recuperado de um vasto arquivo de papelada semelhante.