Qual é a importância da retenção de dados?
A retenção de dados tem sido importante para o bem-estar de praticamente qualquer tipo de negócio. No passado, isso significa manter arquivos de documentos em papel que poderiam ser recuperados quando e quando necessário, mantendo esses registros por décadas antes de descartá-los. Hoje, a retenção eletrônica de dados facilitou a tarefa, uma circunstância feliz, pois a retenção de documentos é mais importante do que nunca, se uma empresa deseja proteger seus interesses e os de seus clientes.
Há vários tipos diferentes de documentos que devem ser incluídos em qualquer tipo de programa de retenção de dados. Todas as comunicações eletrônicas, especialmente emails, arquivos protegidos por senha e outros documentos, são essenciais para o processo de retenção. Juntamente com a correspondência eletrônica, qualquer tipo de acordo, contrato ou outro documento que inclua reivindicações legais da ou para a empresa deve ser retido mesmo depois que esses documentos forem substituídos por versões mais recentes. Como no passado, documentos em papel, como faturas e registros de clientes, aplicativos de funcionários e conteúdo de arquivos de funcionários e dados de assistência à saúde também devem ser arquivados de maneira eficiente.
Um dos motivos mais importantes para criar e manter um sólido programa de retenção de dados tem a ver com questões legais. Simplificando, qualquer documento relacionado à operação da empresa pode conter informações que ajudem a empresa no caso de uma ação judicial. A documentação salva facilita a reconstrução de eventos e cronogramas relevantes e a comprovação das declarações feitas pelos funcionários da empresa com relação ao que eles fizeram e não fizeram em relação a esse problema jurídico específico. Supondo que o programa de retenção de dados seja completo, o arquivamento eficiente de documentos pode economizar bastante tempo e dinheiro para os negócios com qualquer tipo de ação legal, incluindo questões relacionadas a impostos, incidentes envolvendo funcionários ou convênios feitos com os clientes.
Além de fornecer informações que podem ser críticas para resolver uma questão legal, bons hábitos de retenção de dados também oferecem a possibilidade de fornecer suporte superior aos clientes. A capacidade de rastrear eventos que ocorreram anos antes com um determinado cliente pode pavimentar o caminho para gerenciar um problema que hoje está em primeiro plano ou possivelmente fornecer inspiração para algum novo produto ou serviço que possa ser atraente para mais de um cliente. A capacidade de compilar relatórios a partir dos dados arquivados pode possibilitar a identificação de tendências e desencadear idéias que nunca seriam evidentes de outra forma. Nessa perspectiva, a retenção de dados não se trata apenas de criar e manter um registro do passado, mas também de criar um recurso que possa ajudar a melhorar as perspectivas dos negócios no futuro.