Qual é a importância da retenção de dados?
A retenção de dados tem sido importante para o bem-estar de praticamente qualquer tipo de negócio. Em tempos passados, isso significa manter arquivos de documentos em papel que poderiam ser recuperados quando e conforme necessário, geralmente mantendo esses registros por décadas antes de descartá -los. Hoje, a retenção eletrônica de dados facilitou a tarefa, uma circunstância afortunada, já que a retenção de documentos é mais importante do que nunca se uma empresa desejar proteger seus interesses e os interesses de seus clientes.
Existem vários tipos diferentes de documentos que devem ser incluídos em qualquer tipo de programa de retenção de dados. Todas as comunicações eletrônicas, especialmente e-mails e arquivos protegidos por senha e outros documentos, são essenciais para o processo de retenção. Juntamente com a correspondência eletrônica, qualquer tipo de acordos, contratos ou outros documentos que inclua reivindicações legais da ou para a Companhia devem ser retidas mesmo depois que esses documentos forem substituídos por versões mais recentes. Como no passado, documento de papelNTs como faturas e registros de clientes, aplicativos de funcionários e conteúdos de arquivos de pessoal e dados de saúde também devem ser arquivados de maneira eficiente.
Uma das razões mais importantes para criar e manter um sólido programa de retenção de dados tem a ver com questões legais. Simplificando, qualquer documento que tenha a ver com a operação da empresa possa conter informações que ajudassem o negócio no caso de uma ação judicial. A documentação salva torna mais fácil reconstruir eventos e prazos relevantes e provar as declarações feitas pelos funcionários da empresa sobre o que fizeram e não fizeram em relação a essa questão legal em particular. Supondo que o programa de retenção de dados seja minucioso, arquivando com eficiência documentos poderia salvar o negócio muito tempo e dinheiro com qualquer tipo de ação legal, incluindo questões sobre impostos, incidentes envolvendo funcionários ou convênios loucose com clientes.
Além de fornecer informações que podem ser críticas para resolver uma questão legal, os bons hábitos de retenção de dados também oferecem a possibilidade de fornecer suporte superior aos clientes. A capacidade de rastrear eventos que ocorreram anos antes com um determinado cliente pode abrir caminho para o gerenciamento de um problema que chegou à vanguarda hoje, ou possivelmente fornecendo inspiração para algum novo produto ou serviço que pode ser atraente para mais de um cliente. A capacidade de compilar relatórios dos dados arquivados pode possibilitar identificar tendências e desencadear idéias que nunca seriam evidentes de outra forma. Nessa perspectiva, a retenção de dados não é apenas criar e manter um registro do passado, mas também sobre a criação de um recurso que possa ajudar a aprimorar as perspectivas dos negócios no futuro.