Qual é o papel da tecnologia na gestão de recursos humanos?

A tecnologia no gerenciamento de recursos humanos é outra aplicação de empresas que usam hardware e software para auxiliar as atividades humanas. As empresas usam todos os tipos de tecnologia na gestão de recursos humanos. Algumas funções diferentes da tecnologia podem ser a contratação e a seleção de funcionários para entrevistas, o gerenciamento da documentação ou dos benefícios dos funcionários e a proteção de arquivos confidenciais dos funcionários. Muitos tipos diferentes de hardware ou software estão disponíveis para esse fim. As empresas podem usar um pacote de software externo ou criar seus próprios, dependendo de suas necessidades.

Muitas empresas agora usam aplicativos de funcionários baseados na Internet ou outra tecnologia no gerenciamento de recursos humanos para encontrar novos funcionários. Um benefício significativo para aplicativos on-line é a existência de perguntas eliminatórias. Essas perguntas impedem que indivíduos não qualificados cheguem longe demais no processo de inscrição de funcionários. Por exemplo, se uma empresa deseja um determinado nível de educação, uma resposta sobre os diplomas universitários conquistados pode aparecer nos aplicativos dos funcionários. Aqueles que responderem “não” à pergunta não serão incluídos na lista de possíveis entrevistas para o cargo aberto de uma empresa.

A papelada dos funcionários para contratações novas e existentes geralmente é um processo demorado. A tecnologia no gerenciamento de recursos humanos permite que uma empresa encontre novas maneiras de lidar com a papelada relacionada às contratações e benefícios dos funcionários. Por exemplo, todas as novas contratações podem precisar preencher papelada para benefícios médicos, odontológicos, de aposentadoria ou outros. O uso de um sistema de inscrição on-line é comum e benéfico. Uma empresa pode criar uma intranet à qual todos os funcionários possam acessar para preencher documentos, revisar os benefícios atuais ou gerenciar outras tarefas relacionadas a benefícios específicos.

As empresas devem ter ambientes seguros para armazenar documentos dos funcionários. Embora todas as empresas normalmente tenham salas de armazenamento específicas dedicadas a esse objetivo, a tecnologia no gerenciamento de recursos humanos também pode ser benéfica. Aqui, planilhas criptografadas ou outros pacotes de software permitem que as empresas restrinjam o acesso à folha de pagamento ou outros documentos confidenciais. O uso de serviços externos de folha de pagamento pode resultar em uma empresa usando um site externo para transferir documentos confidenciais. A tecnologia geralmente ajuda uma empresa a impedir o roubo de documentos da folha de pagamento por meio de métodos de transferência compostos.

A tecnologia nos métodos de recursos humanos não deixa de ter suas desvantagens. Mover as atividades tradicionais de um manual para o processo tecnológico pode ser demorado e caro. Além disso, o potencial de falha de hardware ou software também é um problema que uma empresa pode precisar considerar. Estar preparado para todos os problemas tecnológicos é essencial, pois a falha no manuseio adequado dos dados dos funcionários pode resultar em multas ou multas pesadas.