O que é gerenciamento de processos de fluxo de trabalho?

Gerenciamento de processos de fluxo de trabalho é um termo usado em tecnologia da informação (TI) e gerenciamento de processos de negócios para descrever todas as etapas e infraestrutura necessárias para criar e operar um processo eletrônico de fluxo de trabalho. Um processo de fluxo de trabalho é uma série de etapas ou tarefas que devem ser concluídas por diferentes áreas da organização. Idealmente, esse processo é realizado usando ferramentas de software de computador para aumentar a eficiência, a transparência e o tempo de resposta.

Embora o termo seja bastante longo, a maioria das pessoas está familiarizada com o conceito de fluxo de trabalho. Um exemplo simples é uma solicitação de reembolso de despesas. O funcionário que incorreu na despesa preenche um formulário com todas as informações que possui e, em seguida, o envia ao gerente. O gerente revisa os detalhes, adiciona informações adicionais e indica aprovação ou negação da solicitação. Se a solicitação for aprovada, ela será enviada ao departamento de contas para processamento e pagamento. Se negado, é devolvido ao funcionário, geralmente com uma nota explicativa.

O gerenciamento de processos de fluxo de trabalho refere-se às ferramentas e softwares de computador usados ​​para criar, implementar e dar suporte a esse processo. Isso geralmente é uma combinação de hardware, infraestrutura e software. As ferramentas e equipamentos reais necessários dependem do tamanho da organização e do método de entrega. Tradicionalmente, essas ferramentas eram restritas a usuários específicos, mas as mudanças na tecnologia tornaram possível fornecer ferramentas de fluxo de trabalho via Internet.

O hardware e a infraestrutura necessários para o gerenciamento do processo de fluxo de trabalho dependem principalmente do software selecionado. Uma ferramenta baseada na Internet exigirá instalação em um servidor Web, acesso à Internet, capacidade de armazenamento e segurança. A quantidade de hardware necessária geralmente depende do número de usuários, volume de transações e disponibilidade do sistema.

Há uma ampla variedade de ferramentas de software de gerenciamento de processos de fluxo de trabalho disponíveis, pois essa é uma categoria de produto conhecida. A grande maioria das empresas geralmente pode economizar tempo e dinheiro usando o fluxo de trabalho eletrônico. Os benefícios adicionais incluem maior transparência e capacidade de geração de relatórios, além de prestação de contas a todos os participantes do processo.

Ao selecionar uma solução de gerenciamento de processos de fluxo de trabalho, geralmente é importante lembrar que uma equipe qualificada será necessária para implementar e dar suporte a essa solução. As habilidades necessárias incluem análise de negócios, gerenciamento de projetos, suporte de software e administração. Pode ser importante reservar um tempo para revisar as especificações do produto em detalhes para garantir um entendimento completo dos requisitos do projeto. Uma análise de custo e benefício é outra maneira de garantir que todas as camadas da organização estejam comprometidas com o projeto antes de começar.