O que devo incluir em uma ordem de serviço?
As informações que você deve incluir em uma ordem de serviço, um documento usado para solicitar trabalho de outra pessoa ou departamento dentro de uma empresa, normalmente variam dependendo do tipo de trabalho que você está solicitando. Na maioria dos casos, são necessárias suas informações de contato, as informações de contato da pessoa ou departamento para o qual você está enviando a ordem de serviço e um número de rastreamento interno ou externo. Você também precisará incluir uma descrição detalhada do trabalho solicitado, incluindo a urgência do assunto, onde o trabalho é necessário e o que precisa ser feito. Em alguns casos, pode ser necessário fornecer informações sobre o custo do trabalho, especificamente em qual conta o trabalho deve ser cobrado.
Antes de enviar uma ordem de serviço, você deverá fornecer informações sobre onde pode ser contatado para obter detalhes sobre o trabalho e os tempos de conclusão estimados. Isso normalmente inclui seu nome, número de telefone, endereço de e-mail e a localização física do seu escritório. Você também precisará incluir o nome do departamento para o qual está enviando a ordem de serviço e, em alguns casos, o nome da pessoa para a qual a ordem de serviço é direcionada.
Os números de rastreamento são usados em cada solicitação de trabalho para fins de arquivamento e para acompanhar o andamento do trabalho. Nos sistemas computadorizados de ordens de serviço, esse número de rastreamento geralmente é gerado automaticamente, geralmente pela data e pelo número atribuído ao departamento que está solicitando o trabalho. Em alguns casos, pode ser necessário inserir essas informações com base na política da empresa. Se o seu departamento ou escritório usa números de rastreamento internos, você normalmente precisará incluí-lo na ordem de serviço e também para fins de rastreamento e arquivamento.
A parte principal de uma ordem de serviço é uma descrição do tipo de trabalho que está sendo solicitado. Este pode ser um parágrafo curto, principalmente quando o trabalho é um projeto de escritório ou diz respeito a tecnologia. Para trabalhos que incluem trabalho manual, geralmente consertando ou aprimorando um escritório ou prédio, pode ser necessário incluir um desenho aproximado, indicando o local do problema. Essas informações geralmente são anexadas ao pedido e não dentro do documento real.
Uma data de conclusão sugerida também costuma ser incluída neste tipo de documento, incluindo informações sobre a urgência do assunto. Dependendo das políticas da sua empresa, a data que você incluir aqui será uma sugestão para a pessoa a quem você está enviando o pedido ou um prazo final. Você também precisará incluir informações detalhadas sobre o local da obra a ser concluída, conforme aplicável, incluindo o endereço do prédio, andar e número da sala. Se o trabalho for realizado em um sistema ou computador, você precisará incluir informações sobre qual sistema ou computador precisa funcionar e onde o item está localizado.
Você também pode precisar incluir um número de conta no qual o departamento para o qual você está enviando o pedido pode cobrar o custo do trabalho. Se isso é ou não necessário, dependerá de como sua empresa lida com os procedimentos contábeis. O trabalho provavelmente será cobrado no seu departamento ou, se o trabalho for para um projeto, na conta com o dinheiro do projeto.