Como faço para me tornar um funcionário de arquivos?
Para se tornar um secretário de arquivo, você normalmente precisa conseguir um emprego trabalhando em um escritório para que você possa ser treinado no uso e gerenciamento de seu sistema de arquivamento. Como regra geral, os funcionários aprendem seu trabalho através de seu emprego, embora as mudanças na tecnologia possam exigir que você aprenda diferentes tipos de software de computador, bem como vários métodos de armazenamento e recuperação de informações pertinentes. Você também pode se beneficiar de fazer cursos em tecnologia de escritório, bem como cursos que podem melhorar sua compreensão do setor em que você trabalha. Em alguns casos, espera -se que você mantenha altos padrões de confidencialidade e aplique protocolos de segurança.
Dada a proliferação de sistemas de computador em muitos escritórios, a oportunidade de trabalhar com arquivos de cópia impressa pode estar diminuindo em muitas áreas. Enquanto algumas empresas e escritórios podem manter alguns registros impressos, muitos estão transferindo seus registros em papel para a mídia digital. Se você deseja se tornar um secretário de arquivo nesse escritório, yA OU normalmente precisará demonstrar a capacidade de digitalizar documentos e gerenciá -los de forma que eles possam ser facilmente localizados. Você também pode precisar de experiência em treinamento no gerenciamento de bancos de dados.
Muitas escolas de ensino médio, escolas comerciais e faculdades comunitárias oferecem treinamento em administração de escritórios. Embora você não precise concluir um diploma ou certificado de um desses programas para se tornar um funcionário de arquivos, alguns empregadores podem ter favoravelmente a sua educação formal nessas áreas. Além de treinar em várias tarefas administrativas, estar familiarizado com o vocabulário da indústria em que seu empregador opera pode ser extremamente útil no desenvolvimento de um sistema coesivo de arquivamento e armazenamento de informações. Você pode não ser solicitado a projetar esse sistema, mas ter um bom conhecimento das informações que você armazena pode ajudá -lo a rotular e recuperar as informações de maneira mais eficazdata ater.
Em muitos casos, os arquivos mantêm informações confidenciais. Se você trabalha como balconista de arquivos médicos, por exemplo, os arquivos que você gerenciar podem conter informações médicas confidenciais. Da mesma forma, os arquivos no escritório de advocacia podem conter material extremamente sensível sobre a vida pessoal, legal e financeira dos clientes. Por esse motivo, muitos empregadores podem insistir em que você passe uma verificação de antecedentes antes de se tornar um funcionário de arquivos no escritório deles. Além disso, você pode ser obrigado a passar por treinamento em questões de confidencialidade, bem como no manuseio e descarte adequados de arquivos para proteger as informações que eles contêm.