Como me torno um arquivista?
Para se tornar um caixeiro de arquivos, você normalmente precisará conseguir um emprego trabalhando em um escritório para poder ser treinado no uso e gerenciamento de seu sistema de arquivamento. Como regra geral, os assistentes de arquivo aprendem seu trabalho através do emprego, embora as mudanças na tecnologia possam exigir que você aprenda diferentes tipos de software, bem como vários métodos de armazenamento e recuperação de informações pertinentes. Você também pode se beneficiar de fazer cursos de tecnologia de escritório, além de cursos que podem melhorar sua compreensão do setor em que trabalha. Em alguns casos, espera-se que você mantenha altos padrões de confidencialidade e imponha protocolos de segurança.
Dada a proliferação de sistemas de computadores em muitos escritórios, a oportunidade de trabalhar com arquivos impressos pode estar diminuindo em muitas áreas. Enquanto algumas empresas e escritórios podem manter alguns registros impressos, muitos estão transferindo seus registros em papel para mídia digital. Se você deseja se tornar um atendente de arquivo em um escritório, normalmente precisará demonstrar a capacidade de digitalizar documentos e gerenciá-los para que possam ser facilmente localizados. Você também pode precisar de experiência em treinamento no gerenciamento de bancos de dados.
Muitas escolas secundárias, escolas de comércio e faculdades comunitárias oferecem treinamento em administração de escritórios. Embora você não precise concluir um diploma ou certificado de um desses programas para se tornar um caixeiro de arquivos, alguns empregadores podem considerar favoravelmente sua educação formal nessas áreas. Além do treinamento em várias funções administrativas, estar familiarizado com o vocabulário do setor em que seu empregador opera pode ser extremamente útil no desenvolvimento de um sistema coeso de arquivamento e armazenamento de informações. Talvez você não seja solicitado a projetar esse sistema, mas ter um bom conhecimento das informações armazenadas pode ajudá-lo a rotular e recuperar as informações com mais eficiência em uma data posterior.
Em muitos casos, os arquivos mantêm informações confidenciais. Se você trabalha como atendente de arquivos médicos, por exemplo, os arquivos que você gerencia podem conter informações médicas confidenciais. Da mesma forma, os arquivos no escritório de advocacia podem conter material extremamente sensível sobre a vida pessoal, jurídica e financeira dos clientes. Por esse motivo, muitos empregadores podem insistir para que você faça uma verificação de antecedentes antes de se tornar um funcionário de arquivo em seu escritório. Além disso, você pode ser solicitado a receber treinamento em questões de confidencialidade, bem como no manuseio e descarte adequados de arquivos para proteger as informações que eles contêm.