Como faço para escrever uma RFP?

Quando uma empresa decide comprar um item ou serviço e deseja solicitar possíveis fornecedores, primeiro escreve uma solicitação de proposta (RFP). A RFP define os critérios que eles querem que os fornecedores abordem, pois propõem por que devem ser contratados para o trabalho. É importante escrever uma RFP clara e pede todas as informações necessárias, enquanto apresentava a empresa de maneira positiva. Uma RFP mal escrita pode significar que a empresa pode acabar com fornecedores principalmente não qualificados ou subpartos, ou nenhuma proposta. Embora isso pareça bastante básico, na verdade é o passo mais frequentemente ignorado pelas empresas. Muitas empresas começam a escrever uma RFP sem ter uma compreensão clara de quais são suas necessidades e desejos e, finalmente, acabam pedindo muito, muito pouco ou coisas contraditórias. A entrada deve ser solicitada de todos os envolvidos no projeto afetado, e um consenso deve seralcançado quanto ao que é realmente necessário antes mesmo do início da RFP.

Os fornecedores precisarão saber exatamente o que você precisa ser realizada e o que você simplesmente quer ser realizado. Muitas empresas cometem o erro ao escrever uma RFP de criar uma lista de desejos de seus recursos de sonho, mas usando precisa de palavras como deve e deve . Os fornecedores que podem não ser capazes de atender a um ou dois desses critérios podem não enviar uma proposta se eles acreditarem que os critérios são absolutamente necessários. É importante prestar atenção ao idioma usado, salvando precisa de palavras para quando forem precisas e usando linguagem mais suave, como Desire e opcional para recursos preferíveis.

Antes que quaisquer propostas sejam realmente solicitadas, também é uma boa ideia saber como será a proposta ideal. Se houver vários aspectos por qual propaO LS será julgado, por exemplo, se eles forem julgados por preço, pontualidade e densidade do recurso, terá uma idéia de quanto de cada um desses recursos serão pesados. Saiba como uma proposta que oferece o preço mais baixo, mas um longo tempo de espera será comparado a uma proposta que é duas vezes mais cara, mas leva metade do tempo. Isso ajudará a reduzir a confusão e o estresse mais tarde no processo.

Na verdade, sentado para escrever uma RFP pode ser um procedimento bastante indolor e rápido quando a base for colocada. A introdução deve apenas definir por que a empresa está solicitando propostas e fornecer uma visão geral do restante da solicitação, incluindo critérios e prazos importantes. A RFP deve então cobrir o que uma proposta vencedora deve ter, seguida pelas características desejadas e critérios para escolher o vencedor, especialmente se houver critérios de seleção definidos. Em seguida, uma linha do tempo que estabelece várias datas de referência e uma data de vencimento final deve ser fornecida. Finalmente, a RFP deve dar uma ideia aos candidatosO que acontecerá a seguir, incluindo quanto tempo eles podem esperar esperar para ouvir de volta e se os não escolhidos podem esperar uma resposta.