Como escrevo uma RFP?
Quando uma empresa decide comprar um item ou serviço e deseja solicitar potenciais fornecedores, primeiro escreve uma solicitação de proposta (RFP). A RFP define os critérios que eles desejam que os fornecedores atendam, propondo por que devem ser contratados para o trabalho. É importante escrever uma solicitação de proposta que seja clara e solicite todas as informações necessárias, apresentando a empresa de maneira positiva. Uma solicitação de proposta mal escrita pode significar que a empresa pode acabar com fornecedores essencialmente não qualificados ou abaixo da média, ou nenhuma proposta.
O primeiro passo para escrever uma solicitação de proposta é, simplesmente, o suficiente para determinar exatamente o que a empresa precisa. Embora isso pareça bastante básico, na verdade é o passo mais ignorado pelas empresas. Muitas empresas começam a escrever uma solicitação de proposta sem ter uma compreensão clara de quais são suas necessidades e desejos e acabam pedindo demais, muito pouco ou coisas contraditórias. A contribuição deve ser solicitada a todos os envolvidos no projeto afetado, e um consenso deve ser alcançado sobre o que é realmente necessário antes que a RFP seja iniciada.
Os fornecedores precisarão saber exatamente o que você precisa realizar e o que você simplesmente deseja realizar. Muitas empresas cometem o erro quando escrevem uma RFP de criação de uma lista de desejos dos recursos de seus sonhos, mas usando palavras de necessidade como devem e devem . Os fornecedores que talvez não consigam atender a um ou dois desses critérios podem não enviar uma proposta se acreditarem que os critérios são absolutamente necessários. É importante prestar atenção ao idioma usado, economizando palavras necessárias para quando elas são precisas e usando linguagem mais suave, como desejo e opcional para recursos preferenciais.
Antes de qualquer proposta ser solicitada, também é uma boa idéia saber como será a proposta ideal. Se houver vários aspectos pelos quais as propostas serão julgadas, por exemplo, se serão julgadas por preço, pontualidade e densidade de recursos, tenha uma idéia de quanto de cada um desses recursos será pesado. Saiba como uma proposta que oferece o menor preço, mas um longo tempo de espera, será comparada a uma proposta duas vezes mais cara, mas que leva metade do tempo. Isso ajudará a reduzir a confusão e o estresse posteriormente no processo.
Realmente sentar-se para escrever uma solicitação de proposta pode ser um procedimento bastante simples e rápido, uma vez que as bases tenham sido estabelecidas. A introdução deve apenas definir por que a empresa está solicitando propostas e fornecer uma visão geral do restante da solicitação, incluindo critérios e prazos importantes. A RFP deve então cobrir o que uma proposta vencedora deve ter, seguida pelas características desejadas e critérios para a escolha do vencedor, especialmente se houver critérios de seleção definidos. Em seguida, deve ser fornecida uma linha do tempo que estabeleça várias datas de referência e uma data final de vencimento. Por fim, a RFP deve dar aos candidatos uma idéia do que acontecerá a seguir, incluindo quanto tempo eles podem esperar para receber uma resposta e se os não escolhidos podem esperar uma resposta.