Quais são as habilidades necessárias do secretário?
Secretários modernos são frequentemente a cola que mantém um escritório ou organização juntos, garantindo que os funcionários e clientes estejam no lugar certo no momento certo e tenham os documentos e informações apropriados necessários. As habilidades do Secretário variam desde a reserva de compromissos e a criação de salas de reuniões até a preparação de documentos legais. O tipo e tamanho da empresa em que um secretário trabalha geralmente determina quais habilidades são necessárias; No entanto, existem algumas habilidades básicas de secretário que todos os secretários devem dominar, incluindo as habilidades de digitação, programação e telefone.
As habilidades de comunicação de alto nível são críticas para os secretários. É importante que os secretários possam se comunicar claramente e compartilhar informações com clientes e colegas de várias maneiras, inclusive no telefone, em documentos escritos e através de apresentações. Os secretários geralmente orquestram os eventos do dia para um chefe ou departamento, incluindo as reuniões de agendamento e o fornecimento de documentos necessários para aqueles que frequentam as reuniões.As habilidades criativas para resolver problemas também são críticas, pois os secretários enfrentam uma variedade de tarefas todos os dias.
Além das tarefas comuns do escritório, as habilidades do secretário também devem incluir o planejamento de eventos. Grandes reuniões são frequentemente realizadas em locais fora do local, como em um centro de conferências ou sala de reuniões de hotel. Além de reservar um espaço para reuniões e fornecer instruções para todas as partes chegarem lá, uma secretária geralmente tem a tarefa de organizar acomodações noturnas, aluguel de carros e ônibus de aeroporto para os participantes. Encomendar lanches, refeições e bebidas para os hóspedes ao longo da reunião também geralmente cai em um secretário, assim como garantir que a sala seja configurada corretamente e ofereça conexões tecnológicas apropriadas.
A capacidade de usar gramática correta, pontuação e ortografia é fundamental para a preparação de documentos, apresentações e correspondência. As habilidades do secretário também devem incluir poder ser capazPara revisar efetivamente o trabalho para criar documentos livres de erros. Algumas posições especializadas, como secretárias legais e médicas, também precisam ter um entendimento completo dos termos usados nessas profissões. A capacidade de criar uma variedade de gráficos visuais para uso on -line, folhetos e apresentações em grupo é outra habilidade normalmente exigida dos secretários.
A tecnologia de domínio é necessária para quase todas as posições do secretário. As habilidades do secretário devem incluir habilidades avançadas de email, incluindo o trabalho com anexos, folhetos e fotos criados com uma variedade de programas de software. Muitos secretários operam em movimento, portanto, é obrigatório que dominar as mais recentes habilidades de comunicação sem fio. Documentos e fotos geralmente precisam ser editados e compartilhados; portanto, a capacidade de trabalhar com uma variedade de programas de computador é essencial.