Quais são as habilidades necessárias para o secretário?
Os secretários modernos costumam ser a cola que mantém um escritório ou organização, garantindo que funcionários e clientes estejam no lugar certo, na hora certa, e possuam os documentos e informações apropriados. As habilidades de secretário variam desde a marcação de compromissos e a criação de salas de reunião até a preparação de documentos legais. O tipo e tamanho da empresa em que uma secretária trabalha geralmente ditam quais habilidades são necessárias; no entanto, existem algumas habilidades básicas de secretária que todos os secretários devem dominar, incluindo digitação, programação e telefone.
As habilidades de comunicação de primeira linha são essenciais para os secretários. É importante que os secretários consigam se comunicar e compartilhar informações claramente com clientes e colegas de várias maneiras, inclusive por telefone, documentos escritos e apresentações. Os secretários costumam orquestrar os eventos do dia para um chefe ou departamento, incluindo o agendamento de reuniões e o fornecimento de documentos necessários para os participantes das reuniões. As habilidades criativas de resolução de problemas também são críticas, pois os secretários enfrentam uma variedade de tarefas todos os dias.
Além das tarefas comuns do escritório, as habilidades de secretária também devem incluir o planejamento de eventos. Muitas vezes, grandes reuniões são realizadas em locais externos, como em um centro de conferências ou em uma sala de reuniões de hotéis. Além de reservar um espaço para reuniões e fornecer instruções para todas as partes chegarem lá, uma secretária costuma encarregar-se de providenciar acomodações noturnas, aluguel de carros e ônibus para os participantes. A encomenda de lanches, refeições e bebidas para os hóspedes durante todo o decorrer da reunião também costuma recair sobre uma secretária, assim como garantir que a sala esteja configurada corretamente e oferecer conexões tecnológicas apropriadas.
A capacidade de usar gramática, pontuação e ortografia corretas é fundamental para preparar documentos, apresentações e correspondência. As habilidades de secretário também devem incluir a capacidade de revisar efetivamente o trabalho para criar documentos sem erros. Algumas posições especializadas, como secretárias médicas e jurídicas, também precisam ter um entendimento completo dos termos usados nessas profissões. A capacidade de criar uma variedade de gráficos visuais para uso on-line, folhetos e apresentações em grupo é outra habilidade normalmente exigida dos secretários.
A tecnologia de domínio é necessária para quase todos os cargos de secretário. As habilidades de secretário devem incluir habilidades avançadas de e-mail, incluindo o trabalho com anexos, folhetos e fotos criadas com uma variedade de programas de software. Muitos secretários operam em movimento, por isso é essencial dominar as mais recentes habilidades de comunicação sem fio. Documentos e fotos geralmente precisam ser editados e compartilhados, portanto a capacidade de trabalhar com uma variedade de programas de computador é essencial.