Quais são os diferentes trabalhos de assistente executivo?
Os assistentes executivos executam uma variedade extremamente ampla de tarefas em um grande número de áreas, como negócios, direito e educação. As responsabilidades básicas de um assistente executivo diferem de acordo com o tipo de organização em que ele trabalha. Existem, no entanto, tarefas fundamentais que os assistentes executivos devem executar independentemente da organização ou empresa que os emprega. Além dos deveres básicos do escritório, ele ou ela frequentemente deve representar a empresa ou organização, tomar decisões importantes e treinar funcionários de nível inferior.
Existem grandes diferenças entre os cargos de assistente executivo e os de secretários ou assistentes administrativos. Os assistentes executivos geralmente tomam decisões importantes sobre a programação do horário do executivo ou gerente que eles estão representando. Às vezes, eles podem representar seu chefe em reuniões ou tomar decisões sobre sua organização. Essas não são tarefas que os assistentes administrativos ou secretários executariam rotineiramente. Os cargos de assistente executivo também exigem um alto nível de proficiência nos negócios ou em outras áreas específicas relacionadas às suas responsabilidades.
Os trabalhos de assistente executivo podem assumir muitas formas diferentes e exigir várias responsabilidades. Um assistente executivo que trabalha para uma organização sem fins lucrativos pode organizar e preparar agendas e atas para as reuniões do conselho. O assistente executivo pode trabalhar com clientes, prestar contas e fazer chamadas telefônicas com tela para o diretor. Ele ou ela também pode criar, imprimir e distribuir informações para promover a organização sem fins lucrativos.
Um assistente executivo que trabalha para uma empresa pode se reportar a um executivo, como um gerente distrital de uma cadeia de farmácias, ou pode se reportar a vários executivos. Nessa capacidade, pode ser necessário que um assistente executivo entre em contato com possíveis clientes e organize reuniões com eles. O assistente também pode precisar processar relatórios de despesas, atender telefonemas e e-mails e organizar programações. Na ausência do chefe, um assistente executivo pode ser solicitado a tomar decisões significativas.
Outra configuração em que um assistente executivo poderia trabalhar seria em um escritório administrativo do sistema escolar. Lá, ele ou ela poderia, por exemplo, trabalhar exclusivamente com um superintendente ou para um departamento inteiro. O assistente executivo em um ambiente educacional pode agendar reuniões e gerenciar ou contabilizar o orçamento. Além disso, ela pode agendar entrevistas, planejar reuniões e desenvolver horários do sistema escolar. Em qualquer uma dessas posições, é vital que o assistente executivo tenha excelentes pessoas e habilidades organizacionais.
Existem vários graus de experiência e educação necessários para os empregos de assistente executivo. Algumas posições podem não exigir educação formal além do diploma do ensino médio. Outros podem exigir um diploma universitário de dois ou quatro anos. As pessoas também podem obter empregos de assistente executivo, subindo de um cargo de escritório ou secretariado de nível inferior.