Quais são os diferentes trabalhos do Front Office Manager?

Um gerente de front office é um trabalho importante em muitas organizações diferentes. Além de ter tarefas de supervisão em relação aos funcionários juniores, o gerente de front office costuma ser a face pública do negócio. Os trabalhos de gerente de front office podem conter dezenas de tipos diferentes de tarefas, dependendo do tipo de empresa e do escopo da posição. A experiência em lidar com tarefas de escritório e habilidades de atendimento ao cliente geralmente são qualificações importantes em muitos trabalhos de gerente de front office.

Um front office geralmente é o ponto de encontro entre clientes ou clientes e os negócios. O gerente de front office pode ser a primeira pessoa que um cliente conhece e, portanto, é muito importante para a imagem da empresa. Os trabalhos de gerente de front office geralmente exigem muita interação com clientes, desde cumprimentar clientes até fornecer aos clientes VIP serviços exclusivos. Os gerentes de front office podem acabar se tornando árbitros em conflitos entre os negócios e um cliente irritado; portanto, excelentes habilidades de gerenciamento de conflitos são muitas vezes um diferencial.

Além de lidar com o público, muitos trabalhos de gerente de front office incluem supervisão de todas as tarefas administrativas do escritório. Isso pode incluir trabalhos básicos de escritório, como fax, envio e recebimento diário de correio, agendamento de reuniões, recebimento de mensagens e arquivamento. Além disso, o gerente de front office pode ser responsável pelos eventos dos funcionários da organização, como festas ou boletins regulares para os membros da empresa. A capacidade de pensar criativamente sobre o moral e as melhorias dos funcionários pode ser crítica em muitos trabalhos de gerente de front office.

É importante que um gerente compreenda pelo menos um pouco sobre cada departamento em seu local de trabalho, pois os trabalhos de escritório podem vir de todas as áreas da empresa. Aprender o que cada departamento faz ajuda a garantir que os problemas certos sejam direcionados às pessoas certas, além de estabelecer a cadeia de comando adequada para todas as perguntas e preocupações. Pode levar algum tempo para um novo gerente de front office entender o que cada departamento lida com, mas é importante fazer perguntas para garantir a eficiência o mais cedo possível.

Os gerentes de front office podem ser encarregados da contratação e treinamento de funcionários de front office. O gerente não deve apenas ter um entendimento completo das funções do escritório, mas também deve poder transmitir esse conhecimento a novos funcionários, alguns sem experiência anterior. Os funcionários do escritório geralmente são uma equipe restrita que compartilha responsabilidades e deve poder dividir as tarefas de maneira justa e eficiente. Um bom gerente de front office entenderá como liderar e delegar, mas também promoverá uma atmosfera amigável e respeitosa.