Quais são os diferentes trabalhos de administrador de folha de pagamento?
Em muitos casos, os trabalhos de administrador de folha de pagamento são projetados para processar contracheques de funcionários. Vários ambientes de trabalho diferentes podem estar disponíveis para essas posições, incluindo instalações de fabricação, hotéis e butiques. Esses cargos podem trabalhar individualmente ou fazer parte de um departamento maior, como contabilidade ou recursos humanos. As grandes corporações podem exigir mais de um administrador de folha de pagamento e, portanto, empregar supervisores de folha de pagamento também, ou algumas podem optar pelos serviços de um provedor regional de folha de pagamento. É provável que existam qualificações diferentes para cada posição, pois os requisitos de certificação geralmente diferem entre os países e existem muitas plataformas de software de folha de pagamento.
Uma descrição do trabalho de administrador da folha de pagamento pode exigir que os candidatos mantenham registros relacionados à folha de pagamento e arquivem relatórios de impostos. As responsabilidades relativas à folha de pagamento podem incluir o processamento de deduções voluntárias e involuntárias, incluindo taxas e adornos. É mais provável que esta posição prepare transações e documentos contábeis, implemente e atualize os procedimentos da folha de pagamento e permaneça atualizada com as leis locais e nacionais sobre práticas e impostos sobre o emprego.
Os funcionários de uma fábrica costumam usar um relógio de ponto para registrar os horários de chegada e partida. As funções de administrador da folha de pagamento dentro dessa capacidade podem, portanto, incluir o gerenciamento do relógio de ponto e a manutenção de registros de produção e quadros de horários. Essa função também pode ajudar os funcionários a cumprir metas para o horário de produção ou implementar as regras da empresa relacionadas a horas extras e intervalos diários de trabalho.
Hotéis, pequenas lojas de conveniência ou mercearias e boutiques podem combinar várias funções contábeis em uma única posição. Dessa maneira, é provável que o trabalho de administrador da folha de pagamento gerencie a folha de pagamento dos funcionários e verifique também os depósitos bancários diários, audite as caixas registradoras e reconcilie os extratos bancários mensais. Esta posição pode trabalhar em estreita colaboração com o controlador da empresa para garantir que todas as tarefas contábeis sejam tratadas adequadamente.
Outro departamento com o qual os trabalhos de administrador da folha de pagamento podem ser combinados são os recursos humanos. O administrador pode, assim, garantir que a folha de pagamento seja gerenciada de acordo com outras obrigações. As responsabilidades podem incluir a criação de descrições de cargos para os cargos de uma empresa, o desenvolvimento de um plano de recrutamento para cada cargo e a realização de entrevistas iniciais para possíveis candidatos. Esse cargo também pode participar de análises anuais da equipe, gerenciar o programa 401 (k) da empresa e administrar os benefícios dos funcionários.
Grandes empresas com milhares de funcionários podem exigir um departamento de folha de pagamento. Os trabalhos de administrador da folha de pagamento do supervisor podem estar disponíveis nesses ambientes para delegar tarefas e garantir o processamento oportuno da folha de pagamento. Como tal, essa pessoa provavelmente desenvolve e gerencia todas as funções relevantes para os objetivos de processamento da folha de pagamento da organização. Ele ou ela pode manter registros de auditoria e monitorar regulamentos de agências governamentais locais ou nacionais. Essa posição também provavelmente dedica tempo à estratégia e ao planejamento da folha de pagamento, enquanto supervisiona a equipe de gerenciamento da folha de pagamento e seus respectivos funcionários.
Podem existir trabalhos de administrador de folha de pagamento com provedores regionais de folha de pagamento que lidam com várias contas de clientes. Essas empresas costumam executar funções de folha de pagamento para empresas, a fim de mitigar problemas de papelada, reduzir custos indiretos e fornecer relatórios gerenciais. Além de realmente processar e imprimir cheques, os fornecedores de folha de pagamento geralmente emitem demonstrativos de ganhos dos funcionários, resumos de departamentos e notificações de obrigações fiscais. Assim, as responsabilidades do administrador da folha de pagamento podem incluir a venda de serviços aos clientes, o gerenciamento de várias folhas de pagamento a partir de um local por satélite e as perguntas de campo. É provável que esses indivíduos atuem como representantes de atendimento ao cliente, onde coletam dados e resolvem preocupações.
Pode-se esperar diferentes requisitos de administrador da folha de pagamento, dependendo da região de residência e empregador. O conhecimento do software específico da folha de pagamento pode ser útil, além das habilidades de entrada de dados de alta precisão e a capacidade de gerenciar informações confidenciais. A certificação tende a ser uma qualificação primária para muitos trabalhos de administrador de folha de pagamento. Por exemplo, a Administração Canadense da Folha de Pagamento oferece certificação tanto para o Profissional de Conformidade da Folha de Pagamento quanto para o Gerente de Folha de Pagamento Certificado. Os residentes do Reino Unido podem obter o certificado de Administrador de Folha de Pagamento Certificado, e os dos Estados Unidos podem buscar a credencial do Certified Payroll Professional ou a Certificação Fundamental da Folha de Pagamento.