Quais são os diferentes tipos de trabalhos de sala de correspondência?
Provavelmente não é surpresa que trabalhar em uma sala de correio envolva o processamento de mensagens. Entretanto, para manter uma sala de correspondência funcionando sem problemas, principalmente no caso de grandes empresas, o trabalho dos funcionários deve ser dividido em vários trabalhos específicos. Geralmente, os trabalhos de sala de correio podem ser divididos em duas categorias principais: aquelas relacionadas a mensagens recebidas e aquelas relacionadas a mensagens enviadas. O correio recebido geralmente requer classificação e entrega, enquanto o correio enviado pode precisar ser coletado, pesado, etiquetado e agendado para a coleta. Nas salas de correio que empregam vários funcionários, muitas vezes um indivíduo atua como gerente, delegando e supervisionando os diferentes trabalhos de sala de correio que devem ser concluídos todos os dias.
Os diversos trabalhos de sala de correspondência envolvidos no processamento bem-sucedido de uma empresa por dia podem ser divididos em duas categorias principais: aquelas relacionadas a mensagens recebidas e aquelas relacionadas a mensagens enviadas. O tratamento do correio recebido geralmente começa com a classificação. No caso de pequenas empresas, o correio pode ser classificado imediatamente de acordo com o destinatário, enquanto que nas grandes empresas, as cartas e encomendas recebidas podem ser classificadas primeiro por departamento e depois organizadas de acordo com o destinatário. Dependendo do volume de correio, esse processo de classificação pode ser realizado manualmente ou pode ser concluído com a assistência de equipamento automatizado. Depois que a correspondência recebida é classificada, um ou mais funcionários da sala de correspondência podem entregá-la a destinatários individuais ou a caixas de correio departamentais.
Outros trabalhos de sala de correspondência giram em torno do manuseio de mensagens enviadas. Os itens enviados podem ser entregues diretamente para uma sala de correio por meio de um sistema de chute ou podem ser coletados de remetentes individuais ou escritórios departamentais ou caixas de saída por funcionários da sala de correio. Depois que os itens enviados chegam na sala de correspondência, eles podem precisar ser pesados e rotulados com postagem ou outras informações necessárias. Os funcionários da sala de correspondência podem precisar agendar captadores para itens a serem manipulados por empresas de entrega privadas. Os itens enviados podem então ser colocados em caixas de correio externas, em uma área de recebimento designada ou, no caso de correio interno, redirecionados para o departamento ou indivíduo apropriado.
Em grandes salas de correio que empregam vários funcionários, um indivíduo pode servir como supervisor, delegando e supervisionando os diferentes trabalhos de sala de correio que devem ser executados todos os dias. Por exemplo, um supervisor de sala de correio pode atribuir tarefas de classificação a um funcionário, tarefas departamentais de entrega e coleta a outro e tarefas de pesagem e rotulagem a outro. O supervisor também pode ser responsável por executar trabalhos de nível superior na sala de correspondência, como gerenciar contas de empresas de entrega privadas e solicitar suprimentos de postagem.