Quais são os diferentes tipos de secretários?
Em ambientes de negócios típicos, a maioria dos secretários de escritório desempenha as mesmas tarefas administrativas básicas. Em certos tipos de escritórios, no entanto, os secretários podem se especializar em uma área específica e ter responsabilidades únicas. Alguns exemplos incluem secretários executivos, bem como secretários que trabalham nos campos legais, médicos e financeiros; Essas posições geralmente exigem treinamento ou experiência adicionais além de executar tarefas administrativas padrão. Os assistentes virtuais, a maioria dos quais trabalham remotamente em um escritório separado ou em suas casas, são outra categoria de secretários que se tornaram comuns no local de trabalho moderno.
Tradicionalmente, um secretário de escritório é a pessoa responsável por lidar com o trabalho administrativo de uma organização, como uma agência, uma corporação ou uma escola. Ele ou ela pode, por exemplo, gerenciar comunicações internas e externas, agendar eventos e compromissos, manter bancos de dados ou outros sistemas de manutenção de registros e garantir que o Office ActivitiES é executado de maneira suave e eficiente. Os secretários geralmente são proficientes com tecnologia, telefones operando, máquinas de fax, computadores e outros equipamentos de escritório.
Um secretário executivo é frequentemente o assistente do líder de uma organização específica ou de um departamento dentro de uma empresa. Por exemplo, um diretor sem fins lucrativos pode ter um secretário executivo, que possa supervisionar os membros da equipe de secretariado que executam tarefas administrativas de rotina. Seu papel geralmente inclui coordenar o fluxo de trabalho do escritório e a delegação de responsabilidades administrativas a outros funcionários.
Secretários legais, normalmente supervisionados por um advogado ou um paralegal, geralmente cumprem as tarefas administrativas relacionadas a procedimentos legais. Comparado a outros tipos de secretários, seu trabalho pode se concentrar mais na pesquisa. Outras responsabilidades diárias podem incluir a preparação de documentos legais e a programação MEetings com clientes e outros advogados.
Um secretário médico normalmente possui conhecimento especializado relacionado a medicina ou seguro de saúde. Ele ou ela pode trabalhar no consultório médico, uma clínica ou hospital, e freqüentemente é responsável por agendar consultas e manter registros de pacientes. A posição geralmente requer algum conhecimento financeiro para realizar procedimentos de cobrança. Como um secretário jurídico, um secretário médico também pode realizar pesquisas. Além disso, ele ou ela pode ser designado para um profissional médico específico, ajudando -o a escrever relatórios e artigos de periódicos ou se preparar para conferências.
Um secretário financeiro é um profissional que geralmente trabalha para uma igreja ou outra organização que exige um rastreamento cuidadoso de fundos de entrada e saída. Em alguns casos, o papel do secretário financeiro não é uma posição paga, mas um assento voluntário que alguém preenche em um conselho ou grupo de pessoas relacionadas. Ele ou ela normalmente rastreia dat financeiroA e pode ser responsável pelo tratamento real de fundos.
Assistentes virtuais são tipicamente freelancers que trabalham em casa ou em outro lugar que não um escritório tradicional. Eles dependem muito da tecnologia, já que a maior parte de seu trabalho é realizada por computador, fax e telefone. Suas áreas específicas de especialização podem variar. Alguns atuam como assistentes pessoais de seus supervisores, agendando compromissos e desempenhando outras tarefas administrativas. Outros podem se especializar em determinadas áreas como finanças, contabilidade ou transcrição legal ou médica.