Quais são os diferentes tipos de secretários?
Em ambientes comerciais típicos, a maioria dos secretários de escritório desempenha as mesmas tarefas administrativas básicas. Em certos tipos de escritórios, no entanto, os secretários podem se especializar em uma área específica e ter responsabilidades únicas. Alguns exemplos incluem secretários executivos, bem como secretários que trabalham nos campos jurídico, médico e financeiro; essas posições geralmente exigem treinamento ou experiência adicional, além da execução de tarefas administrativas padrão. Assistentes virtuais, a maioria dos quais trabalha remotamente em um escritório separado ou fora de casa, são outra categoria de secretários que se tornaram comuns no ambiente de trabalho moderno.
Tradicionalmente, uma secretária de escritório é a pessoa responsável por lidar com o trabalho administrativo de uma organização, como uma agência, uma corporação ou uma escola. Ele ou ela pode, por exemplo, gerenciar comunicações internas e externas, agendar eventos e compromissos, manter bancos de dados ou outros sistemas de manutenção de registros e garantir que as atividades do escritório sejam executadas sem problemas e com eficiência. Os secretários geralmente são proficientes em tecnologia, telefones operacionais, aparelhos de fax, computadores e outros equipamentos de escritório.
Um secretário executivo é frequentemente o assistente do líder de uma organização específica ou de um departamento dentro de uma empresa. Por exemplo, um diretor sem fins lucrativos pode ter uma secretária executiva, que pode supervisionar os funcionários da secretaria que executam tarefas administrativas rotineiras. Sua função geralmente inclui coordenar o fluxo de trabalho do escritório e delegar responsabilidades administrativas a outros funcionários.
Os secretários legais, normalmente supervisionados por um advogado ou um advogado paralegal, geralmente executam tarefas administrativas relacionadas a processos judiciais. Comparado a outros tipos de secretárias, o trabalho deles pode se concentrar mais na pesquisa. Outras responsabilidades diárias podem incluir a preparação de documentos legais e o agendamento de reuniões com clientes e outros advogados.
Uma secretária médica normalmente possui conhecimento especializado relacionado à medicina ou seguro de saúde. Ele ou ela pode trabalhar em um consultório médico, uma clínica ou um hospital e frequentemente é responsável por agendar consultas e manter registros de pacientes. A posição geralmente requer algum conhecimento financeiro para executar os procedimentos de cobrança. Como um secretário jurídico, um secretário médico também pode realizar pesquisas. Além disso, ele ou ela pode ser designado a um profissional médico específico, ajudando-o a escrever relatórios e artigos de periódicos ou a se preparar para conferências.
Uma secretária financeira é um profissional que trabalha frequentemente para uma igreja ou outra organização que exige um rastreamento cuidadoso dos fundos recebidos e enviados. Em alguns casos, o papel de secretário financeiro não é uma posição remunerada, mas um assento voluntário que alguém preenche em um quadro ou em um grupo de pessoas relacionado. Ele ou ela normalmente rastreia dados financeiros e pode ser responsável pela manipulação real dos fundos.
Assistentes virtuais são normalmente freelancers que trabalham em casa ou em outro lugar que não seja um escritório tradicional. Eles dependem muito da tecnologia, pois a maior parte do trabalho é feita por computador, fax e telefone. Suas áreas de especialização específicas podem variar. Alguns atuam como assistentes pessoais de seus supervisores, agendando compromissos e executando outras tarefas administrativas. Outros podem se especializar em determinadas áreas, como finanças, contabilidade ou transcrição legal ou médica.