Quais são as qualidades mais importantes da recepcionista?
Uma recepcionista cumprimenta clientes, atende ligações telefônicas, envie cartas e e -mails e realiza uma ampla variedade de tarefas de secretariado. Entre as qualidades mais importantes da recepcionista que alguém que se candidata a uma dessas funções deve exibir são habilidades interpessoais, administrativas e organizacionais. Além disso, uma recepcionista deve ser adepta de usar o software básico de processamento de texto e vários tipos de equipamentos de escritório.
Paciência e a capacidade de trabalhar sob pressão são algumas das qualidades da recepcionista que alguém que trabalha em um local movimentado deve possuir. Em muitos casos, os recepcionistas são os primeiros representantes de uma empresa que os clientes externos se encontram. Portanto, as pessoas nessas funções precisam lidar com problemas de atendimento ao cliente. Além disso, embora uma recepcionista possa levar mensagens ou executar o trabalho em nome de outras pessoas, ninguém desvia os clientes para longe da pessoa nessa função e algumas pessoas lutam para manter altos níveis de atendimento ao cliente quando se deparam com o LARGnúmeros de clientes.
Além do gerenciamento de horários, uma recepcionista pode ter que definir compromissos e acompanhar mensagens, correio e e -mails em nome de várias outras pessoas. Portanto, boas habilidades organizacionais estão entre as qualidades da recepcionista que são de suma importância. As pessoas empregadas nessas funções geralmente usam listas de verificação diárias, diários ou calendários para acompanhar as informações e tarefas. Muitos recepcionistas bem -sucedidos gerenciam sua programação diária, para que tarefas complicadas sejam resolvidas durante os horários lentos do dia, enquanto questões menos complexas são tratadas durante períodos movimentados.
Normalmente, as pessoas empregadas em funções administrativas precisam usar sistemas de email, sites da Internet e pacotes de processamento de texto. Enquanto alguns desses programas são comumente disponíveis e usados por muitas empresas, outros são sistemas internos que foram adaptados às necessidades de um determinado fIRM. As qualidades da recepcionista desejadas, conforme detalhadas nas publicações de emprego, geralmente incluem capacidade técnica e vontade de aprender a usar novos sistemas e tipos de software.
Uma recepcionista empregada na cirurgia de uma médica ou em outro tipo de unidade médica deve ser capaz de reunir rapidamente informações potencialmente criticamente importantes de médicos e pacientes e transmitir coerentemente essas informações para outras partes relevantes. Esse indivíduo deve ser capaz de se comunicar de maneira fácil e clara por telefone e pessoalmente. Os erros cometidos por recepcionistas podem ser caros em muitos setores diferentes; portanto, um olho nos detalhes e a capacidade de digitar ou retransmitir informações com eficiência sem cometer erros podem ser qualidades essenciais da recepcionista.