O que um assistente de escritório faz?
Um assistente de escritório é responsável por fornecer apoio geral ao escritório a um grupo de pessoas. Esse tipo de assistente pode trabalhar em qualquer número de campos, incluindo escritórios de direito, escolas e muitas empresas. As tarefas precisas para as quais o assistente de escritório é responsável varia dependendo da empresa, mas é comum um assistente atender telefones, executar arquivos e agendar reuniões. Vários tipos de tarefas de computador também podem ser incluídos e o uso de máquinas básicas de escritório é comum. Empresas diferentes têm expectativas diferentes para as pessoas nesta posição, por isso é uma boa idéia ler minuciosamente a descrição do trabalho, a fim de determinar o que implica uma posição administrativa específica.
Trabalhar com telefones geralmente é uma grande parte do trabalho de um assistente de escritório. Em algumas empresas, um assistente de escritório também pode ser responsável por responder a e -mails e mensagens de redes sociais. Assistentes geralmente se comunicam com clientes e relações comerciais usando esses métodos para executar ESFunções essenciais para a empresa. Scanners, copiadoras e máquinas de fax são frequentemente usadas para executar uma variedade de funções. Os computadores, é claro, são frequentemente usados para arquivamento virtual, composição de mensagens e muitas outras tarefas. A entrada de dados em computadores é comumente atribuída a assistentes administrativos, assim como a manutenção de livros de data computadorizados e outros materiais organizacionais. Às vezes, o gerenciamento de pequenas quantias de dinheiro e a preparação de pequenos orçamentos também é designado para os assistentes.
Fazer compromissos é frequentemente uma tarefa designada para assistentes administrativos. Um assistente pode ser responsável pelo agendamento de reuniões, garantir que os compromissos não se sobreponham e redirecionando clientes em potencial para um membro apropriado da equipe do escritório. Muitas vezes, um assistente também é obrigado a organizar correio e outros materiais de comunicação. DepTerminando no tipo de trabalho que o escritório executa, um assistente de escritório pode ser obrigado a assinar pacotes e materiais importantes e direcionar esses materiais para seus destinos apropriados.
O principal dever de qualquer assistente é ajudar outros trabalhadores e, portanto, os deveres precisos que um assistente pode ser solicitado a desempenhar o cargo. Por exemplo, em uma biblioteca, um assistente pode ser solicitado a aplicar códigos de barras aos livros, enquanto em uma escola um assistente pode ser solicitado a ajudar a distribuir combinações de armários. Nesta profissão, a flexibilidade é extremamente útil, principalmente se alguém estiver trabalhando para o escritório em uma capacidade temporária. O que um assistente clerical faz principalmente é tornar o escritório um lugar mais fácil de trabalhar, e o assistente faz isso fazendo o que ele ou ela é informado.