O que um coordenador da conferência faz?
Um coordenador da conferência, também conhecido como planejador de reuniões e convenções, faz o que for necessário para facilitar a organização e arranjos para reuniões, conferências e outros eventos especiais. Eles geralmente são responsáveis por se comunicar com todos os tipos de empresas e públicos que precisam de alguém para organizar um evento. Planejar, coordenar e até direcionar os detalhes das conferências ou qualquer outro tipo de evento especial são uma parte crítica deste trabalho. Orçamentos, contratos de fornecedores e acordos de viagem também podem ser o trabalho de um coordenador da conferência. O horário de trabalho para aqueles nessa posição normalmente dura mais de 40 horas por semana e pode até exigir o trabalho tarde da noite ou o horário de fim de semana. Os coordenadores devem ter um entendimento básico das empresas ou organizações que patrocinam as conferências. Parte do sucesso de um coordenador de conferência depende de seuCapacidade de entender a impressão de que uma empresa deseja se comunicar e entregá -la àqueles que melhor o receberão. Por exemplo, um coordenador da conferência pode entrar em contato com um grupo de pesquisa do câncer que deseja divulgar suas últimas descobertas com vários grupos sobreviventes de câncer em uma região específica do país. Reunir esses dois grupos é um dos deveres mais importantes de um coordenador da conferência.
Devido à preparação necessária para um evento, os coordenadores da conferência normalmente trabalham sob extrema pressão e restrições de tempo limitadas. Isso requer muita paciência e a capacidade de manter a compostura e a presença profissional enquanto continua trabalhando em condições difíceis. Um coordenador da conferência precisa estabelecer rapidamente uma relação de trabalho com um grande número de fornecedores e provedores de serviços locais para planejar e realizar com êxito todas as tarefas neCesário para produzir um resultado favorável para qualquer conferência.
Habilidades organizacionais excepcionais são necessárias para que um coordenador da conferência funcione com sucesso. Um coordenador da conferência é responsável pelos acordos logísticos e administrativos associados a um evento, para que ele possa se comunicar com muitos tipos diferentes de pessoas, incluindo executivos altamente colocados, vários fornecedores de serviços, fornecedores, técnicos e participantes da conferência. A capacidade de fazer acordos e negociar contratos para serviços enquanto trabalha em um orçamento predeterminado é uma grande parte desse trabalho.
Os coordenadores da conferência gastam muito tempo por telefone, elaborando os detalhes das conferências que estão planejando. Quando não estão em seu escritório, eles normalmente trabalham no local em um hotel, centro de convenções ou outro local da conferência. Dependendo do tipo e tamanho das empresas para as quais trabalham, os coordenadores podem viajar extensivamente.A viagem mínima é necessáriaED para organizações ou eventos locais, mas trabalhar com uma empresa maior com escritórios internacionais pode exigir viagens para o exterior. O horário de trabalho é tipicamente irregular e pode ir além da semana de trabalho típica de 40 horas. Após o horário