O que um coordenador de conferência faz?
Um coordenador da conferência, também conhecido como planejador de reuniões e convenções, faz o que for necessário para facilitar a organização e organização de reuniões, conferências e outros eventos especiais. Eles normalmente são responsáveis pela comunicação com todos os tipos de empresas e públicos que precisam de alguém para organizar um evento. Planejar, coordenar e até dirigir os detalhes de conferências ou qualquer outro tipo de evento especial são uma parte crítica desse trabalho. Orçamentos, contratos com fornecedores e organização de viagens também podem ser tarefas de um coordenador da conferência. O horário de trabalho para quem ocupa essa posição normalmente dura mais de 40 horas por semana e pode até exigir trabalho até tarde da noite ou no fim de semana.
Os coordenadores da conferência podem entrar em contato com as organizações patrocinadoras e associá-las ao melhor e mais receptivo público. Os coordenadores devem ter um entendimento básico das empresas ou organizações que patrocinam as conferências. Parte do sucesso de um coordenador de conferências depende de sua capacidade de entender a impressão que uma empresa deseja comunicar e entregá-la àqueles que melhor a receberão. Por exemplo, um coordenador da conferência pode entrar em contato com um grupo de pesquisa de câncer que queira divulgar suas últimas descobertas com vários grupos de sobreviventes de câncer em uma região específica do país. Reunir esses dois grupos é um dos deveres mais importantes de um coordenador da conferência.
Devido à preparação necessária para um evento, os coordenadores da conferência geralmente trabalham sob pressão extrema e restrições de tempo limitadas. Isso requer muita paciência e a capacidade de manter a compostura e a presença profissional enquanto continua a trabalhar em condições difíceis. Um coordenador da conferência precisa estabelecer rapidamente uma relação de trabalho com um grande número de fornecedores e prestadores de serviços locais, a fim de planejar e realizar com êxito todas as tarefas necessárias para produzir um resultado favorável para qualquer conferência.
Habilidades organizacionais excepcionais são necessárias para que um coordenador da conferência funcione com sucesso. Um coordenador da conferência é responsável pelos arranjos logísticos e administrativos associados a um evento, para que ele possa se comunicar com muitos tipos diferentes de pessoas, incluindo executivos altamente colocados, vários fornecedores de serviços, fornecedores, técnicos e participantes da conferência. A capacidade de fazer acordos e negociar contratos de serviços enquanto trabalha dentro de um orçamento predeterminado é uma grande parte desse trabalho.
Os coordenadores da conferência passam boa parte do tempo no telefone, elaborando detalhes das conferências que estão planejando. Quando não estão no escritório, normalmente trabalham no local de um hotel, centro de convenções ou outro local da conferência. Dependendo do tipo e tamanho das empresas para as quais trabalham, os coordenadores podem viajar bastante.
Viagens mínimas são necessárias para organizações ou eventos locais, mas trabalhar com uma empresa maior com escritórios internacionais pode exigir viagens ao exterior. O horário de trabalho normalmente é irregular e pode ir além da típica semana de trabalho de 40 horas. Depois do expediente, os deveres e o trabalho no final de semana podem ser típicos, especialmente durante as próprias conferências.